Sijoittajille lähetettävän kirjeen tulee aina olla informatiivinen ja myös ammattimainen. Jotta sijoittajasuhteet pysyisivät vahvana, kommunikoi aina selkeästi ja rehellisesti liiketoimintasi yksityiskohdista. Kirjeenvaihtosi sijoittajien kanssa tulisi sisältää vain tosiasiatietoja, ja jokaiselle sijoittajalle olisi ilmoitettava tärkeistä asioista, jotka vaikuttavat hänen sijoitukseensa heti, kun ne tulevat tiedoksi. Jos liität sijoittajaraportit kirjeellä, tarkenna raportissa mahdollisesti esiintyvät huolenaiheet ja kannusta sijoittajia ottamaan sinuun suoraan yhteyttä, jos niillä on kysyttävää tai huolenaiheita.
Aina kun kirjoitat kirjeen sijoittajille, varmista, että se on kirjoitettu kirjelomakkeelle helppolukuisella, ammattimaisen näköisellä fontilla. Olitpa valmistelemassa neljännesvuosittaista kirjettä sijoittajille, vuosittaista kirjettä sijoittajille tai kirjoittamassa kirjettä sijoittajaehdotukselle, muista säilyttää kirjeen kopio tiedostoillesi ja lähettää kopio samasta kirjeestä kaikille sijoittajille, samoin kuin hallituksen jäsenet ja muut sopivat puolueet. Osoita vastaanottajille kunnioittavasti ja ammattimaisesti ja liitä aina yhteystietosi.
Kaiken sijoittajien viestinnän tulee olla asianmukaisesti päivätty suoraan kirjeenvaihtoon, jotta viestinnän aikataulu säilyy. Sinun tulee myös aina sisällyttää viite tai otsikkorivi kirjeen päivämäärän jälkeen, jotta sijoittajasi tietävät, mitä kirje koskee, ja jotta tiedot ovat helposti haettavissa tarvittaessa tulevaisuudessa. Kirje sijoittajille tulisi myös aina aloittaa kunnioittavalla ja ammattitaitoisella tervehdyksellä, vaikka sinulla olisi henkilökohtainen suhde sijoittajiin.
Kun laaditte sijoittajille lähetettävää kirjettä, on aina hyvä päästä suoraan asiaan mahdollisimman pian. Sinulla voi olla ystävällinen suhde sijoittajaan, mutta henkilökohtaisista asioista puhuminen ei ole koskaan asianmukaista, kun lähetät ammattikirjeen sijoittajille. Sen sijaan kirjeen tulisi sisältää vain tietoja, jotka liittyvät sijoittajan liike -etuun ja investointeihin projektissasi.
Sijoittajille lähettämässänne kirjeessä olkaa optimistisia yhteisen liiketoimintanne tulevaisuuden suhteen. Vaikka sijoittajat kohtaavat mahdollisuuden menettää sijoituksensa, kerro parhaista strategioistasi tällaisen tappion välttämiseksi. Lyhyesti sanottuna vakuuta sijoittajillesi, että teet henkilökohtaisen ja ammatillisen parhaasi suojellaksesi heidän etujaan.
Kun sijoittajille lähetettävä kirje antaa lannistavia uutisia, on hyvä käytäntö kertoa sijoittajille tilanteista, jotka eivät näytä olevan sinun hallinnassasi. Samaan aikaan kuitenkin saa sijoittajat tietoisiksi ponnisteluista, joita olet tehnyt heidän puolestaan. Useimmat sijoittajat ymmärtävät riskit ja ymmärtävät, että odottamattomat olosuhteet voivat johtaa tappioon. Useimmat eivät kuitenkaan suvaitse väärää tietoa tai valehdellaan tarkoituksella kirjeessä tai henkilökohtaisesti.