Joskus kuluttajan on välttämätöntä kirjoittaa luottokorttikiitoskirje luottokortin myöntäjälle ristiriidan vuoksi, jota ei voida ratkaista. Kuluttajan olisi kuitenkin turvauduttava tähän vasta puhuttuaan ensin liikkeeseenlaskijan kanssa. Jos tämä menetelmä ei ratkaise ristiriitaa, kuten päällekkäistä tai luvatonta veloitusta, kuluttajan on kirjoitettava kirje 60 päivän kuluessa virheellisestä laskutusilmoituksesta.
Luottokorttikilpailukirjeen kirjoittamiseksi kuluttajalla on oltava kopio kaikista virheellisiin laskutustietoihin liittyvistä myyntikuiteista. Tämä on erityisen tärkeää, kun käsitellään huoltoasemien ja ravintoloiden kuitteja, kuten tapauksissa, joissa tarjoilija on tulkinnut vihjeen väärin. Muita tietoja, joita kuluttaja tarvitsee luottokortti -riitautuskirjeen lähettämiseen, ovat virheellisen tapahtuman päivämäärä, tapahtuman käsittelevän kauppiaan nimi, kauppiaan osoite ja kiistanalainen veloitusarvo.
Varsinaisen luottokorttikiitoskirjeen kirjoittaminen sisältää selityksen siitä, miksi siihen liittyvä maksu on virheellinen ja mitä toimenpiteitä on tähän mennessä tehty ongelman ratkaisemiseksi. On suositeltavaa, että kuluttaja kirjoittaa käsin kirjeen aitouden vuoksi. Lisäksi kuluttajan tulisi yrittää kirjoittaa aktiivisella äänellä ja käyttää vahvoja sanoja, kuten virheellisiä ja tarkistamattomia. Sekä kirjeen käsinkirjoitukseen kuluva aika että tarkka ja vahva kieli voivat saada luottokorttiyhtiön ottamaan kiistan vakavammin.
Lisäksi vaaditaan päivämäärä ja henkilökohtainen allekirjoitus. Kuluttajan tulisi myös tarkistaa luottokortin myöntäjältä, ettei vaadittuja tietoja jätetty pois, koska joillakin yrityksillä voi olla muita tarvittavia tuotteita. Jos kiistoja on useita, ne vaativat kukin oman erillisen kirjeen.
Luottokorttikiitoskirjeen valmistelun jälkeen kuluttajan on odotettava vähintään kaksi viikkoa ennen kuin hän voi ryhtyä lisätoimenpiteisiin, kuten soittaa luottokorttiyhtiölle. Luottokortin myöntäjän vastaaminen kestää yleensä 30 päivää, mutta liittovaltion lain mukaan yrityksen on ratkaistava ongelma kahden laskutusjakson aikana tai enintään 90 päivän kuluessa.
Luottokorttiyhtiö ratkaisee tyypillisesti luottokorttikiistan hyvittämällä kuluttajan tilin. Jos yritys hylkää kuluttajan kirjeen, kuluttaja saattaa joutua nostamaan kanteen luottokorttikiistaan. Tätä vaihtoehtoa tulisi käyttää vain, jos viallinen arvo on yli 250 dollaria (USD), koska muuten siihen liittyvät oikeudenkäyntikulut ovat todennäköisesti paljon suurempia kuin viallinen arvo.