Monilla toimistotyöntekijöiden tehtävistä hakevilla ei ole korkeakoulututkintoa ja heillä voi olla rajallinen työkokemus, joten toimistoavustajan saatekirjeen kirjoittaminen voi olla turhauttavaa. Paras tapa aloittaa kirjeen kirjoittaminen on lukea työkuvaus huolellisesti ja päättää, mikä kokemuksistasi ja taidoistasi osoittaa, että olet paras ehdokas tehtävään. Korosta avainsanat tehtävänkuvauksessa ja käytä näitä sanoja saatekirjeessäsi, jos mahdollista. Muista tutkia asianmukaista saatekirjeen muotoa ja oikaista toimistosi avustajan saatekirje useita kertoja ennen sen lähettämistä.
Aloita toimistosi avustajakirje tervehtimällä työnantajaa nimeltä, jos mahdollista. Muista huomioida, miksi olet kiinnostunut tehtävästä, ja jos joku yrityksen sisällä viittasi sinuun, muista huomioida se ensimmäisessä kappaleessa. Haluat pitää toimiston avustajan saatekirjeen lyhyenä ja ytimekkäänä, joten rajoitu korkeintaan kolmeen kappaleeseen. Muista merkitä ensimmäisessä kappaleessa tervehdyksesi ja muiden muistiinpanojen jälkeen heti, miksi olet paras ehdokas tehtävään. Mainitse tietty taito, kokemus tai koulutustaso, joka osoittaa kykysi olla paras mahdollinen toimistoavustaja.
Kuvaile lyhyesti taitoa tai kokemusta, joka sopii parhaiten työnantajan tarpeisiin. Palaa taaksepäin ja katso korostettuja sanoja tai lauseita ja määritä, mitkä taitoistasi ja kokemuksistasi sopivat parhaiten työnantajan tarpeisiin. Kuvaile tätä taitoa tai kokemusta, mutta vältä liikaa yksityiskohtia; voit selittää tämän kohteen haastattelun aikana, ja ansioluettelossasi voi olla vielä enemmän tietoa taidoista tai kokemuksista. Anna esimerkkejä aiemmista menestyksistä, jos mahdollista, kuten aika, jolloin sinua kiitettiin tai muuten tunnustettiin kovasta työstäsi.
Jos sinulla ei ole aikaisempaa kokemusta toimistoavustajana, toimistosi avustajan saatekirjeen on välitettävä taitosi, jotka sopisivat sinulle työhön. Tämä voi olla hankalaa, mutta ei mahdotonta; huomioi muut tehtävät, jotka ovat voineet olla verrattavissa vaikeuksiltaan tai jopa vaikeammiksi, ja selitä, miten nämä työt valmistautuvat toimistotyöntekijän tehtävään. Ole luottavainen ja luja kielesi suhteen ja vältä käyttämästä lauseita, jotka ilmaisevat luottamuksen tai varmuuden puutteen. Kerro työnantajalle, miksi olet paras ehdokas, älä miksi “ajattelet” olevasi paras ehdokas.