Poissaolokirjeessä olisi ilmoitettava varoituksen syy ja tietyt päivämäärät, jolloin työntekijä jäi töistä. Halutun tuloksen luetteloiminen antaa työntekijälle ilmoituksen siitä, että yritys odottaa läsnäolon paranevan. Tämä varoitus selittää tyypillisesti toistuvien perusteettomien poissaolojen seuraukset ja sisältää kommentin, joka osoittaa uskomuksen, että ongelma voidaan ratkaista. Poissaolokirje voi hahmotella samanlaisia ongelmia aiemmin.
Jotkut yritykset pitävät ensisijaisesti henkilökohtaista tapaamista työntekijän kanssa, jolta puuttuu liikaa työtä, ennen kuin poissaolokirje poistuu. Työntekijälle kopion antaminen läsnäolotiedoista todistaa liialliset poissaolot ja saattaa olla ainoa toimenpide, joka on tarpeen ongelman ratkaisemiseksi. Kokous antaa työntekijälle myös mahdollisuuden selittää poissaoloja aiheuttavat olosuhteet työssä tai henkilökohtaisessa elämässään.
Poissaolokirje tarjoaa joskus neuvontaa työntekijälle tai pyytää häntä suostumaan lääkärintarkastukseen. Tämän kirjeen on pysyttävä ammattimaisena eikä siinä saa olla työntekijöiden henkilökohtaisia mielipiteitä. Kirjeen syy ja mahdolliset seuraukset olisi ilmoitettava, jos läsnäolo ei parane. Jos yrityksen käytäntö säätelee työntekijöiden läsnäoloa, se voidaan mainita poissaolokirjeessä.
Jos työntekijä jatkaa työntekoa ilman syytä, toinen kirjain voidaan muotoilla ankarammin. Se saattaa huomata aiemmat varoitukset ja sen, että työntekijän osallistumisaste ei ole parantunut. Irtisanomisen uhka näkyy yleensä tässä poissaolokirjeessä. Todisteet huonosta läsnäolosta on esitettävä selvästi tässä varoituksessa yhdessä työnantajan pyrkimysten kanssa ratkaista ongelma.
Ihmiset kaipaavat työtä eri syistä, mukaan lukien sairaudet ja vammat. Nämä olosuhteet eivät yleensä ole työntekijän hallinnassa, ja ne hyväksytään laillisiksi syiksi poissaoloille. Jotkut yritykset pyytävät lääkäriltä todisteita, jos lääketieteelliset ongelmat estävät henkilöä menemästä töihin, varsinkin jos poissaolo kattaa pitkän ajan. Kun työntekijä kaipaa usein työtä syistä, joihin hän voi vaikuttaa, se yleensä edellyttää asteittaisia kurinpitotoimia.
Tavanomaiset poissaolot voidaan määritellä yrityspolitiikassa, mutta yleensä niihin liittyy usein yhden päivän poissaoloja. Johto laskee tyypillisesti niiden päivien kokonaismäärän, joita työntekijä ei saapunut paikalle pitkän ajan kuluessa. Tätä lukua voidaan verrata muiden työntekijöiden osallistumisasteeseen sen määrittämiseksi, ovatko poissaolot liiallisia.
Lopullinen toimenpide, joka tavallisesti tehdään kroonisen poissaolon käsittelemiseksi, saattaa tulla irtisanomiskirjeenä. Tässä kirjeessä tulisi huomata selvästi, että työntekijä ei korjannut läsnäoloaan varoitusten jälkeen. Irtisanomiskirjeessä tyypillisesti pyydetään työntekijää luovuttamaan avaimet, laitteet, univormut ja kaikki muu yhtiölle kuuluva omaisuus. Se sisältää yleensä voimaantulopäivän ja määräajan omaisuuden palauttamiselle.
Poissaolo vaikuttaa työpaikalla oleviin työtovereihin, jotka saattavat kattaa poissa olevien työtovereiden normaalisti suorittamat tehtävät. Kun tämä tapahtuu toistuvasti, se voi aiheuttaa kaunaa ja vaikuttaa moraaliin. Taloudellisia vaikutuksia voivat olla ylityön maksaminen siitä, että joku tekee työtä, jonka poissa oleva työntekijä yleensä tekee. Poissaolot voivat myös vaikuttaa tuottavuuteen ja häiritä aikatauluja.