Kun yritys päättää ostaa tuotteen tai palvelun ja haluaa pyytää mahdollisia myyjiä, he kirjoittavat ensin tarjouspyyntö (RFP). Tarjouspyynnössä esitetään kriteerit, joita he haluavat myyjien ottavan huomioon, kun he ehdottavat, miksi heidät pitäisi palkata tehtävään. On tärkeää kirjoittaa selkeä pyyntö, jossa pyydetään kaikki tarvittavat tiedot, samalla kun yritys esitetään myönteisessä valossa. Huonosti kirjoitettu tarjouspyyntö voi tarkoittaa, että yritys saattaa päätyä ensisijaisesti epäpäteviin tai alihankkijoihin tai ei lainkaan ehdotuksia.
Ensimmäinen askel RFP: n kirjoittamisessa on yksinkertaisesti sen määrittäminen, mitä yritys tarvitsee. Vaikka tämä kuulostaa varsin perustavanlaatuiselta, se on itse asiassa useimmiten yritysten huomiotta jättämä askel. Monet yritykset alkavat kirjoittaa tarjouspyyntöä ilman, että he ymmärtävät selvästi, mitä heidän tarpeensa ja toiveensa ovat, ja lopulta pyytävät liikaa, liian vähän tai ristiriitaisia asioita. Kaikkien asianomaiseen hankkeeseen osallistuvien olisi pyydettävä palautetta ja saavutettava yksimielisyys siitä, mitä todella tarvitaan, ennen kuin RFP on edes aloitettu.
Toimittajien on tiedettävä, mitä sinun on suoritettava ja mitä haluat yksinkertaisesti saavuttaa. Monet yritykset tekevät virheen, kun he kirjoittavat RFP: n luodakseen toivelistansa unelmaominaisuuksistaan, mutta käyttävät tarpeellisia sanoja kuten pakko ja pakko. Toimittajat, jotka eivät ehkä pysty täyttämään yhtä tai kahta näistä kriteereistä, eivät välttämättä tee ehdotusta ollenkaan, jos ne katsovat kriteerit ehdottoman välttämättömiksi. On tärkeää kiinnittää huomiota käytettyyn kieleen, säästää tarvittavat sanat, kun ne ovat tarkkoja, ja käyttää pehmeämpää kieltä, kuten halu ja valinnainen parempia ominaisuuksia varten.
Ennen kuin ehdotuksia todella pyydetään, on myös hyvä tietää, miltä ideaali ehdotus näyttää. Jos ehdotuksia arvioidaan useiden näkökohtien perusteella, esimerkiksi jos ne arvioidaan hinnan, ajantasaisuuden ja ominaisuuksien tiheyden perusteella, mieti, kuinka paljon näistä ominaisuuksista punnitaan. Tiedä, kuinka ehdotus, joka tarjoaa halvimman hinnan, mutta pitkän odotusajan, verrattuna ehdotukseen, joka on kaksi kertaa kalliimpi, mutta kestää puolet ajasta. Tämä auttaa vähentämään hämmennystä ja stressiä myöhemmin prosessissa.
Itse asiassa RFP: n kirjoittamisen istuminen voi olla melko kivuton ja nopea toimenpide, kun perusta on luotu. Johdannossa pitäisi vain kertoa, miksi yritys pyytää ehdotuksia, ja antaa yleiskatsaus lopusta pyynnöstä, mukaan lukien tärkeät kriteerit ja määräajat. Tarjouspyynnön tulisi sitten kattaa voittajan ehdotuksen, sen jälkeen halutut ominaisuudet ja voittajan valintaperusteet, varsinkin jos on asetettu valintaperusteet. Seuraavaksi olisi annettava aikajana, jossa esitetään erilaisia vertailuarvopäiviä ja viimeinen eräpäivä. Lopuksi RFP: n pitäisi antaa hakijoille käsitys siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu, mukaan lukien kuinka kauan he voivat odottaa kuulevansa vastausta ja voivatko valitut odottaa vastausta.