Sponsoripyynnön kirjoittaminen koostuu tyypillisesti henkilökohtaisen kirjeen laatimisesta yritykselle, organisaatiolle tai henkilölle, jolta haluat saada rahoitusta. Tällaisen kirjeen yksityiskohdat voivat vaihdella sen mukaan, haetko sponsorointia organisaatiollesi vai itsellesi. Toinen tärkeä tekijä, joka voi vaikuttaa sponsorointipyyntösi sisältöön, on se, mihin rahoitus käytetään. Tyypillinen sponsoripyyntökirje sisältää ammatillisen tervehdyksen, kuvauksen itsestäsi tai organisaatiostasi sekä vetoomuksen yritykselle tai henkilölle avun saamiseksi. Jos tavoitteesi on sponsoroinut vastaavia organisaatioita, tapahtumia tai aktiviteetteja, voit työskennellä kyseisellä tavalla.
Tärkein osa sponsorointipyynnön kirjoittamisessa on valita oikea henkilö tai organisaatio, johon ottaa yhteyttä. Jos johdat nuorisojärjestöä, kuten urheiluryhmää, saatat onnistua ottamalla yhteyttä paikallisiin yrityksiin ja yrittäjiin, jotka ovat aiemmin tukeneet vastaavaa toimintaa. Eri yritykset ja yksityishenkilöt ovat usein taipuvaisia tarjoamaan tukea tietyntyyppisille organisaatioille, tapahtumille tai aktiviteeteille, joten oikean yrityksen valitseminen voi auttaa sinua laatimaan parhaan sponsorointipyynnön.
Kun tiedät, minne lähetät pyyntösi, sinun on tehtävä lisätutkimuksia. Jos otat yhteyttä yritykseen, voi maksaa, mitkä työntekijät ovat vastuussa hyväntekeväisyyslahjoista ja sponsorointiohjelmista. Osoittamalla kirjeesi oikealle henkilölle organisaatiossa voi varmistaa, että se vastaanotetaan ajoissa, mutta se voi myös auttaa osoittamaan kontaktillesi, että olet vakava ja arvostat heidän ponnistelujaan. Tätä varten haluat yleensä laatia pyyntösi ammattimaisella kirjelomakkeella. Jos organisaatiollasi ei vielä ole kirjelomaketta, sellaisen luominen on yleensä helppoa.
Tervehdyksen jälkeen, joka koskee oikeaa henkilöä tai ihmisiä, sponsorointipyyntökirjeessäsi on oltava vähän taustatietoja. Voit korostaa menneitä toimintoja ja sitä, miten uusi sponsorointi auttaisi. Tieto siitä, miten mahdollinen sponsorisi on rahoittanut muita ryhmiä aiemmin, voi olla välttämätöntä, koska se voi auttaa sinua räätälöimään tämän kirjeen osan. Se voi myös auttaa antamaan selkeän ja ytimekkään kuvauksen siitä, miksi tarvitset sponsorointia.
Henkilökohtaisen tervehdyksen, menneiden saavutusten ja tulevaisuuden suunnitelmien hahmottamisen lisäksi verotuksellisen sponsoroinnin pyytäminen voi vaihdella. Joissakin tapauksissa voit pyytää tietyn summan rahaa tai tarjota erilaisia sponsorointitasoja. Voit myös määrittää tarkasti, mitä kukin sponsorointitaso antaa sinun saavuttaa, tai mitä etuja voit tarjota vastineeksi. Lomake voidaan myös liittää, jos pyydät sponsorointia yritykseltä, koska se voi helpottaa prosessia asianomaisille työntekijöille.
Haluat tyypillisesti pysyä ammattimaisena ja kohteliaana sponsorointikirjeessäsi. Kirjeen lopussa on hyvä idea kiittää mahdollisia sponsoreita heidän huomiostaan riippumatta siitä, päättävätkö he lopulta rahoituksen tarjoamisesta vai eivät. Kirjeen sulkemiseen suositellaan yleensä käsinkirjoitettua allekirjoitusta, koska se voi luoda yksilöllistä vaikutelmaa.