Sponsorointiehdotus on olennainen osa tapahtuman tai hyväntekeväisyysjärjestön rahoitusta. Kirjoittajana sinun on tiedettävä kaikki tapahtuman tai organisaation yksityiskohdat ja vaatimukset. Sinun on myös tutkittava perusteellisesti yritys, organisaatio tai henkilö, jolle kirjeesi on osoitettu.
Tämä mielessä sponsorointiehdotuksessa on monia muille kirjeille yhteisiä elementtejä. Aseta yhteystietosi tai organisaatiosi kirjeen yläreunaan oikealle puolelle. Kirjoita sitten kirjeen vastaanottajan päivämäärä ja yhteystiedot vasemmalle puolelle yhteystietojesi alle.
Käytä ensimmäistä kappaletta esittelemään itsesi tai organisaatiosi. Pidä kappale lyhyenä. Mahdollinen sponsorisi haluaa tietää kuka olet, mitä teet ja filosofiasi, mutta hän on enemmän kiinnostunut ehdotuksesi lihasta.
Toisen kappaleen pitäisi johdattaa kirjeen vastaanottaja tapahtumaan, jonka haluat hänen sponsoroivan. Jos kyseessä on esimerkiksi kirjallisuusfestivaali, anna nimi, sijainti, arvio osallistumisesta ja vahvistetut tapahtumat. Pidä se ytimekkäästi äläkä pelkää pudottaa satunnaista nimeä. Käytä kappaletta tapahtumasi tai organisaatiosi myymiseen, mutta muista myös olla aina tosiasiallisesti tarkka.
Määrittele tapahtuman vaikutus kolmannessa kappaleessa. Mainitse hyväntekeväisyysjärjestöt, jos se auttaa. Jos kyseessä on varainkeräys tai muu hyväntekeväisyystapahtuma, selitä mihin rahat menevät ja mitä niillä tehdään. Selitä kenelle tai mihin tapahtuma vaikuttaa.
Seuraavaksi tulee sponsorointiehdotuksen tärkein osa mahdollisen sponsorin näkökulmasta: Selitä, mitä se sisältää ehdotuksen vastaanottajalle. Mahdollinen sponsori haluaa todennäköisesti tietää, kuinka moni näkee hänen nimensä tai brändinsä tapahtuman aikana ja siihen johtavan mainonnan. Muista kertoa mahdolliselle sponsorille, mitä positiivisia yhdistyksiä ihmiset ottavat tapahtumasta hänen nimensä tai tuotemerkkinsä yhteydessä. Selitä, miten tapahtuma sopii hyvin kyseiseen sponsorointiin. Esimerkiksi hauska juoksu liittyy hyvin kenkä- ja terveysruokayritysten sponsorointiin.
Nyt kun olet esitellyt tapahtuman positiiviset puolet ja olet kiinnostunut mahdollisesta sponsorista, on aika esitellä ehdotuksen vastaanottajalle sponsorointitarpeesi. Tapahtumassa, jolle haet sponsorointia, tulee olla täydelliset budjettitiedot ennen ehdotuksen kirjoittamista. Tämän avulla voit ilmoittaa tapahtuman halutun budjetin, jotta sponsori tietää tarvittavat investoinnit, mutta älä aloita neuvotteluja ehdotuksessa.
Sponsorointiehdotuksen viimeisen kappaleen tulisi ilmaista kiitoksesi siitä, että vastaanottaja käyttää aikaa kirjeesi lukemiseen. Sinun tulisi myös ilmaista halu keskustella ajatuksesta hänen kanssaan yksityiskohtaisemmin. Lisää nimesi ja otsikkosi sivun alareunaan. Ennen kuin lähetät sponsorointiehdotuksesi, lue se uudelleen ja muokkaa sitä perusteellisesti. Vähemmän kuin ammattimainen ehdotus voi innostaa muutoin halukkaita sponsoreita hylkäämään pyynnön.