Tarjousehdotuksen kirjoittaminen sisältää hintojen laskemisen, myyntisisällön kirjoittamisen ja ammattimaisen esityksen kokoamisen. Hintojen laskemiseksi yksilön on ymmärrettävä kustannuksensa, tutkittava kilpailu ja päätettävä, tarvitaanko uusia laitteita tai tarvikkeita. Kustannusten laskemisen jälkeen tähän lukuun on lisättävä hinnoitteluprosentti tai -määrä ja verrattava kilpailijoihin. Tämän lopullisen luvun avulla ehdotus voidaan luoda saatekirjeellä, ehdotetun palvelun yksityiskohdilla, myyntikopiolla ja tarjouksella. Lähetetäänkö tarjous sähköpostitse tai tavallisella postitse, esityksen tulee olla ammattimainen, kirjelomake, ei kirjoitus- tai kielioppivirheitä ja hyvä organisaatio.
Tarjouspyynnön hinnan laskeminen on yksi sen kirjoittamisen ensimmäisistä vaiheista. Laskelman tulee sisältää kaikki hankkeeseen liittyvät kustannukset, kuten materiaalit, työ ja päivitykset. Jos tämän hankkeen loppuun saattamiseksi on ostettava uusia laitteita tai koneita, sen kokonaiskustannukset olisi sisällytettävä, ellei niitä käytetä myös tulevissa hankkeissa – jos niitä käytetään tulevissa hankkeissa, on hyväksyttävää sisällyttää vain murto -osa kustannuksista laskennassa. Kun kaikki kustannukset on laskettu yhteen, lisäyskorko tai -arvo tulee sisällyttää voiton saamiseksi. Jos olet epävarma, mikä tämä korko on, kilpailijoiden hintojen tutkiminen voi olla hyödyllistä.
Tarjousehdotuksen kirjoittaminen alkaa kirjeellä, joka sisältää kiitoksen yritykselle mahdollisuudesta tehdä tarjous, kuvataan ehdotettu palvelu tai tuote ja hahmotellaan seuraava askel tarjouksen turvaamiseksi. Ehdotettua palvelua kuvattaessa tarjousehdotuksen tulee sisältää se, miten yritys eroaa kilpailijoista, miten palvelu sopii heidän erityistarpeisiinsa ja mitä odottaa lopputuloksena. Kirjeessä tulisi myös ilmoittaa, mitä yrityksen on tehtävä tarjouksen turvaamiseksi, kuten allekirjoittaa liitteenä oleva sopimus, maksaa talletus tai sovita tapaaminen henkilökohtaisesti.
Tarjouspyyntökirjeen mukana tulee olla kaikki tositteet. Jotkut asiakkaat tarvitsevat esimerkiksi näytteitä aiemmista töistä, suosituskirjeitä tai ansioluettelon. Asiakirjat on esitettävä asiakkaan ilmoittamassa järjestyksessä ja tarkistettava kaksinkertaisesti varmistaakseen, ettei mitään puutu. Jos kirje lähetetään tavallisella postilla, on käytettävä suurta kirjekuorta, joka luo paremman esityksen kuin täytetty vakiokirjekuori. Lisäksi asiakirjoissa ei saa olla ryppyjä, ne on puhdistettava ja nidottava siististi yhteen. Jos ehdotus lähetetään sähköpostitse, sähköpostiviestin tulee välittömästi näyttää kirje, johon on liitetty tuetut asiakirjat, helposti ladattavassa tiedostossa.