Ei ole välttämätöntä kirjoittaa testamenttikirjettä toimiakseen kuolleen henkilön henkilökohtaisena edustajana tai henkilökohtaisena hoitajana. Testamenttikirje on testamenttituomioistuimen antama oikeudellinen asiakirja, joka antaa henkilölle oikeuden valvoa ja jakaa kuolleen omaisuutta. Henkilö, jonka vainaja testamentissa on nimittänyt henkilökohtaiseksi hallinnoijaksi, tai henkilö, joka haluaa toimia kiinteistön henkilökohtaisena edustajana, jos testamenttia ei ole, käyttää lomakehakemusta pyytääkseen testamenttituomioistuinta antamaan testamenttikirje, joka sallii hänen tehdä niin.
Joku, joka on nimetty testamentissa vainajan omaisuuden hoitamiseksi, kutsutaan henkilökohtaiseksi hallinnoijaksi tai ”toimeenpanijaksi”. Hän hakee testamenttituomioistuimelta lupaa hallita omaisuutta ja maksaa se testamentin ehtojen mukaisesti. Tuomioistuin antaa hänelle sitten testamenttikirjeen, joka on todistus hänen laillisesta valtuudestaan.
Kun vainaja kuoli ilman testamenttia, tuomioistuimen hänen hakemuksensa perusteella nimeämää henkilöä kutsutaan henkilökohtaiseksi edustajaksi. Hän saa tuomioistuimelta testamentin, jota kutsutaan ”hallintokirjeiksi”. Sekä henkilökohtaiset ylläpitäjät että henkilökohtaiset edustajat toimivat testamenttilautakunnan virkamiehinä.
Yhdysvalloissa testamentti- ja hallintokirjeitä koskevat hakemukset ovat saatavissa paikallisista lääninvirastoista tai käräjäoikeuksien virkailijoilta. Monissa maakunnissa lomakkeet ovat saatavilla Internetissä. Hakemukseen liittyy yleensä hakemusmaksuja. Hakijoita voidaan myös velvoittaa lähettämään joukkovelkakirjalaina. Joissakin tapauksissa tuomioistuin voi pyynnöstä luopua lainasta.
Testamenttihakemukset edellyttävät yksityisiä tietoja vainajasta ja mahdolliset kuoleman asiakirjat. Hakijan on myös annettava kaikkien “perillisten” nimet, lähisukulaiset, jotka ovat sukulaisia, ja heidän nimet ja osoitteet. Kaikki henkilöt, jotka on määrätty vastaanottamaan testamentin nojalla, on myös listattava nimineen ja osoitteineen. Henkilökohtaisen edustajan olisi sisällettävä kaikki tiedot vainajan halusta palvella tässä tehtävässä tai syyt siihen, miksi hänellä on siihen valtuudet.
Osana tehtäviään toimeenpanija tai henkilökohtainen edustaja voi joutua maksamaan perintövelat ennen maksujen suorittamista. Monimutkaisissa tai suuremmissa kartanoissa hän saattaa haluta kuulla asianajajaa. Kohtuulliset kustannukset ja kulut voidaan ottaa omaisuudelta hallintoon.