Vakuutuskirje on yleensä helppo kirjoittaa, ja monissa tapauksissa vakiolomake on saatavana paikallisesta oikeustalosta poliisilta tai jopa mallina tekstinkäsittelyohjelmistossa. Jos kumppani ei löydä sopivia lomakkeita, kirjeen laatiminen tai sanelu on myös hyväksyttävää. Tyypillinen yleinen vakuutus sisältää vakiovakuutuksen päivämäärästä, sukulaisen nimen ja hänen lausuntonsa. Kun valaehtoinen kirje on valmis, tämä vannottu tosiseikkalausunto allekirjoitetaan puolisolla ja allekirjoitetaan ja notaarin vahvistama notaari tai muu asianmukainen ja arvovaltainen todistaja.
Virallisten todistuslomakkeiden käyttäminen on hyödyllistä, mutta kirje voidaan kirjoittaa mille tahansa paperille. Joissakin tapauksissa todistus on suoritettava poliisin avustuksella. Ei ole olemassa yhtä oikeaa muotoa, jota on noudatettava. Tyypillinen vakuutuskirje alkaa sen valtion ja maan nimellä, jossa asiakirja jätetään.
Sijainnin tunnistamisen jälkeen on kappale, jota kutsutaan aluksi, joka alkaa lauseella “Ennen allekirjoittanutta” ja sisältää päivämäärän ja kumppanin virallisen nimen. Tämä ensimmäinen kappale päättyy tyypillisesti lisäämällä lausunto tai kuvaus asiaankuuluvasta tapahtumasta lauseella, joka on samanlainen kuin “ensin vannottu asianmukaisesti, hävitä ja sano”.
Yleisen valaehtoisen kirjeen tärkeimmät tiedot ovat sukulaisen oikea virallinen nimi, osoite ja puhelinnumero sekä suhde asiaan. Lausunnossa on myös käsiteltävä tiettyä kohdetta tai kohteita, joita affiantti todistaa. Sen pitäisi olla selkeä ja ytimekäs proosa, joka on helppo lukea ja ymmärtää.
Vahvistuskirje on allekirjoitettava ja vahvistettava notaarin kanssa notaarin tai komissaarin läsnä ollessa. Jokaisella valtiolla ja maalla on erityiset vaatimukset notaarin vahvistamiselle. Kirjeen alareunaan tulee jättää tilaa, jotta sukulainen ja notaari voivat allekirjoittaa. Liitä mukaan kirjeen notaarin vahvistavan virkamiehen nimi, jos se on tiedossa.
Sen sijaan, että laatisit vakuutuskirjeen tyhjästä, on usein mahdollista mennä paikalliselle tuomioistuimelle tai tuomioistuimen virkailijalle ja noutaa yleinen todistuslomake. Jos mahdollista, sukulaisen tulisi yrittää täyttää todistuslomake vielä ollessaan oikeustalossa. Tämä johtuu siitä, että siellä on ihmisiä, jotka voivat vastata kysymyksiin ja tarjota välitöntä apua.
Ennen kuin kirjoitat lausunnon, harkitse syytä, miksi se on kirjoitettava. Yleensä on olemassa erityisiä lomakkeita, joita on käytettävä tietyissä tapauksissa. Esimerkiksi osavaltiolla tai kansallisella hallituksella voi olla lomake, joka on tarkoitettu nimenomaan kotivaltion, asepalveluksen tai pysyvän asukkaan lupausta varten. Nämä lomakkeet julkaistaan usein verkossa ja ne ovat yleensä saatavana paikallisesta oikeustalosta tai asianmukaisesta valtion virastosta.
Koska valaehtoinen lausunto on valaehtoinen lausunto, tarkoituksellisesti väärien tai harhaanjohtavien tietojen antaminen voi johtaa syytteeseen valan antamisesta. Oikeudelliset seuraamukset ja mahdollinen rangaistus vahinkoilmoituksesta riippuvat siitä, miten vakuutusta käytetään ja onko oikeustoimi rikos- tai siviilioikeudellinen. On tärkeää olla mahdollisimman totuudenmukainen ja selkeä valaisukirjeessä, jotta vältetään oikeudelliset seuraukset.