Kun luot ammattimaisen vastaajaviestin, voi olla hyvä idea miettiä, mitä soittajasi haluavat tietää. Tämän jälkeen voit tehdä luettelon ääniviestissä käsiteltävistä kohdista; saattaa myös olla hyvä idea kirjoittaa koko tervehdys paperille. Ihanteellisen viestin pitäisi olla jossain 10–20 sekunnin välissä, joten sinun kannattaa ehkä toistaa viestisi ennen kuin tallennat sen. Puhelinviestisi kirjoittamisen jälkeen voi olla hyvä idea saada toinen mielipide tästä tervehdyksestä, jotta voit varmistaa, että se kuulostaa ammattimaiselta.
Ennen kuin tallennat ammattimaisen vastaajaviestin, sinun kannattaa harkita, millaiset ihmiset soittavat kotiisi tai yritykseesi. Näin voit miettiä, mitä tietoja soittajat saattavat tarvita ennen tervehdyksen kirjoittamista. Useimmat soittajat tuntevat ääniviestin jättämisen, joten yritä välttää heille antamasta ohjeita. Jotkut asiat, jotka haluat sisällyttää tervehdykseesi, voivat olla koko nimesi, otsikkosi, yrityksesi nimi ja vaihtoehtoinen tapa tavoittaa sinut. Jos aiot olla poissa käytöstä jonkin aikaa, voi olla hyvä idea kertoa soittajille, milloin palaat, ja antaa heille toisen henkilön nimi ja puhelinnumero, johon he voivat soittaa, jos he tarvitsevat välitöntä apua.
Ammattimaisen ääniviestitervehdyksen tallentaminen voi joskus aiheuttaa pelkoa, varsinkin jos et ole koskaan ennen tehnyt niin. Saatat olla hyödyllistä mennä hyvin yksityiseen paikkaan, kun olet valmis nauhoittamaan, ja tämä voi auttaa varmistamaan, ettei taustamelua esiinny, kun olet valmis. Käytä muutama minuutti aikaisemman luettelon tarkistamiseen ja harjoittele tervehdystä muutaman kerran, jos olet erittäin hermostunut. Varmista harjoittelun aikana, että puheesi kulkee sujuvasti ja et käytä täyteaineita, kuten “uh” tai “um”.
Kun olet nauhoittanut ammattimaisen vastaajaviestisi, saatat haluta, että läheinen ystäväsi soittaa puhelinnumeroosi, jotta voit kuunnella lähtevän viestin yhdessä. Tällä tavalla voit saada hänen mielipiteensä ääniviestistä ennen kuin muut soittajat voivat kuunnella sitä. Jos ystäväsi suosittelee joitain muutoksia sinulle, niiden pitäisi olla helppoja tehdä, koska useimmat järjestelmät sallivat sinun poistaa lähtevän viestisi ja tallentaa sen uudelleen niin monta kertaa kuin haluat.