Henkilökohtaisen vastaajaviestin luominen on tärkeää sekä henkilökohtaisille että yrityksesi puhelinlinjoille. Tervehdys ei ainoastaan kerro soittajille, että he ovat saavuttaneet oikean numeron, vaan antaa sinulle mahdollisuuden antaa tärkeitä ohjeita, jotka auttavat virtaviivaistamaan vastaajaviestejäsi. Tervehdystapa vaihtelee käyttämäsi laitteen mukaan ja käytetäänkö puhelinnumeroa liike- tai henkilökohtaisista syistä.
Ensimmäinen askel vastaajatervehdyksen luomisessa on päättää, mitä haluat sanoa. Tervehdyksen kirjoittaminen on helpoin tapa varmistaa, ettet unohda mitään olennaista tai kompastu sanojasi tallennuksen aikana. Jos mahdollista, pyydä jotakuta muuta kuuntelemaan tervehdystäsi ennen tallennusta varmistaaksesi, että se on selkeä. Haluat varmistaa, että tervehdyksessäsi on selkeät ohjeet; muutoin soittajat eivät todennäköisesti jätä viestiä.
Kun valitset parhaan henkilökohtaisen vastaajatervehdyksen, mieti kuulijaasi. Jos tallennat viestin yrityspuhelimelle, aloita kertomalla soittajille, että he ovat saavuttaneet oikean numeron, ennen kuin pyydät heitä jättämään asiaankuuluvat tiedot, kuten nimen, puhelinnumeron ja puhelun syyn. Jos tallennat viestin henkilökohtaiselle puhelinnumerollesi, on hyvä pitää hauskaa ja näyttää erottuva tyylisi. Muista vain, että usein soittavat ihmiset kuulevat tämän viestin monta kertaa, ja vaikka se voi olla söpö ensimmäisinä kertoina, se voi jonkin ajan kuluttua ärsyttää, jolloin soittaja lopettaa puhelun jättämättä viestiä.
Pidä henkilökohtainen vastaajaviesti mahdollisimman lyhyenä ja ytimekkääksi, vaikka pistät siihen hieman luovuutta. Tämä on erityisen tärkeää, jos odotat vastaanottavasi paljon kaukopuheluita tai puheluita eri matkapuhelinverkoissa olevilta, kuten monet puhelinyritykset veloittavat minuutilta. Ajattele henkilökohtaisia mieltymyksiäsi, kun saavutat jonkun vastaajan, ja räätälöi oma tervehdyssi siihen.
Todellisen henkilökohtaisen vastaajaviestin tallentaminen riippuu käyttämäsi laitteen tyypistä. Jotkut puhelimet vaativat soittamista tiettyyn numeroon ja ohjeiden noudattamista, kun taas toiset voivat vaatia useiden eri painikkeiden painamista tervehdyksen tallentamiseksi. Katso laitteen käyttöoppaasta ohjeet oikeasta tallennusmenetelmästä. Jos sinulla on edelleen ongelmia tervehdyksen tallentamisessa, ota yhteyttä laitteen asiakaspalvelunumeroon.