Myyntilaskua käytetään yleisimmin, kun henkilökohtainen omaisuus, kuten ajoneuvo, myydään toiselle henkilölle. Selvyyden vuoksi on parasta luoda tämä asiakirja tietokoneella, toisin kuin käsin kirjoitettu sopimus. Kauppalaskussa on oltava sekä ostajan että kauppaan osallistuvan myyjän täydellinen nimi, osoite ja puhelinnumero. Lomakkeessa on myös ilmoitettava selkeästi sopimuksen päivämäärä, ostohinta ja mahdolliset myydyn tuotteen tunnistenumerot. Sitten molempien osapuolten on allekirjoitettava se, jotta paperityöt saadaan päätökseen.
Muista sisällyttää kauppalaskuun tapahtuman päivämäärä. Määrittele selkeästi ostajan ja myyjän nimet sekä tuotteen ostohinta. Jos myyt ajoneuvoa, muista ilmoittaa auton vuosi, merkki ja malli. Lisäksi kauppalaskuun on tarvittaessa kirjoitettava ajoneuvon tunnistenumero (VIN) ja nykyinen kilometrimäärä. Muussa tapauksessa tuotteen sarjanumeron ja kuvauksen pitäisi riittää.
Sopimuksen ehdot on hyvä merkitä muistiin. Yksityiset myyjät voivat esimerkiksi tarjota rajoitetun takuun tai yksinkertaisesti myydä tuotteen “sellaisenaan”, jolloin se ei ota vastuuta korjauksista, vaikka niitä tällä hetkellä vaaditaan. Kaikki suulliset sopimukset ja ymmärrykset kiinteistön tilasta ja ostajan korjaustoimenpiteet, jos tarvitaan laajoja korjauksia, on tehtävä kirjallisesti. Tiettyjen ehtojen kirjaamatta jättäminen kauppalaskuun voi johtaa väärinkäsityksiin myöhemmin.
Kun kauppalasku on kirjoitettu, siitä tulee tulostaa kaksi kappaletta. Molempien osapuolten tulee allekirjoittaa kukin. Tällä tavalla ostajalla on alkuperäinen kopio ja myyjäkin.
Myyntilaskut on säilytettävä turvallisessa paikassa. Jos ne on luotu auton ostoa varten, ostajan ei tule säilyttää kopiotaan ajoneuvossa. Asunto kotona tai tallelokero on parempi paikka asiakirjan säilyttämiseen.
Tarkat tiedot ovat erittäin tärkeitä. Esimerkiksi auto tag -toimiston edustaja Yhdysvalloissa voi viitata myyntihintaan tai otsikkoon merkittyyn ostohintaan myyntiveron laskemiseksi. Saatat päätyä maksamaan liikaa tai liian vähän virastolle, jos edellinen käytetään sen laskemiseen.
Riippumatta siitä, miten asiakirjaa käytetään, on tärkeää pysyä käsillä. Se toimii todisteena ostosta, ei vain autolle, vaan myös mille tahansa yksityiseltä myyjältä ostetulle tuotteelle. Pohjimmiltaan tämä on kuittisi, joka osoittaa, että tapahtuma tapahtui ja että molemmat osapuolet hyväksyvät asiakirjassa kirjoitetut ehdot.