Sähköpostin säilytyskäytännön luomiseksi sinun on ensin ilmoitettava syy, miksi kirjoitat käytännön – noudattaaksesi lakisääteisiä vaatimuksia, säilyttääksesi todisteet yritysasiakirjoista tai varmistaaksesi, että tärkeät tiedot eivät häviä. Asiakirjassa pitäisi myös selittää, mihin työntekijöihin käytäntö vaikuttaa ja millaisia sähköpostiviestejä se sisältää. Sinun on myös päätettävä, kuinka kauan sähköpostit säilytetään; saatat joutua lain mukaan säilyttämään tietyt sähköpostit tietyn ajan. Työntekijän asettaminen vastuuseen politiikan seurannasta voi auttaa varmistamaan, että käytäntösi pannaan asianmukaisesti täytäntöön.
Sähköpostin säilytyskäytäntö on kirjallinen menettelytapa siitä, miten yritys haluaa työntekijöidensä käsittelevän sähköpostiviestintää. Sähköpostin säilytyskäytännöt sisältävät yleensä sen, mitä sähköpostiviestejä työntekijöiden tulee säilyttää, kuinka kauan ja miten ne tallennetaan. Monilla lainkäyttöalueilla on laillisia vaatimuksia siitä, kuinka kauan yrityksen viestintä – mukaan lukien sähköpostit – on säilytettävä, joten selkeä sähköpostin säilytyskäytäntö on tärkeä.
Kun kirjoitat käytäntöäsi, kerro, mitkä yrityksen työntekijät sähköpostin säilytyskäytäntö kattaa. Riippuen käytännön täytäntöönpanon tarkoituksesta, se ei välttämättä koske kaikkia organisaatiossasi. Esimerkiksi varastotyöntekijöitä, jotka eivät käsittele sähköistä kirjeenvaihtoa, ei ehkä vaadita noudattamaan käytäntöä. Toisaalta asiakaspalvelun edustajia voidaan vaatia säilyttämään suurin osa sähköpostistaan.
Kuvaile, minkä tyyppiset sähköpostiviestit kuuluvat sähköpostin säilytyskäytännön alaisuuteen. Jotkut yritykset esimerkiksi kirjoittavat sähköpostin säilytyskäytännöt, jotka koskevat sähköpostiviestejä, jotka käsittelevät hallinnollisia, verotuksellisia, yleisiä ja lyhytaikaisia asioita. Yrityksesi käytäntö voi koskea erityisesti sähköposteja, jotka käsittelevät asioita, joilla on lakisääteisiä vaatimuksia. Minkä tahansa sähköpostiviestin päätät sisällyttää käytäntöön, varmista, että olet selkeä ja ytimekäs aiheesta.
Käytännössä tulisi myös kuvata, kuinka kauan sähköposteja tulee säilyttää ja kuinka työntekijöiden tulee säilyttää sähköpostit. Asiakirjojen noudattamisen varmistamiseksi saatat olla lakisääteisesti velvollinen säilyttämään asiakaskirjeen viiden vuoden ajan. Sen lisäksi, että laki tallennetaan palvelimen sähköposti -arkistoon, laki voi myös edellyttää, että tulostat sähköpostin ja säilytät paperikopion asiakkaan tiedostossa. Riippumatta siitä, miten nämä tiedot säilytetään, muista kirjoittaa ne yksityiskohtaisesti, kun kirjoitat sähköpostin säilytyskäytäntöä.
Hyvän sähköpostin säilytyskäytännön tulisi sisältää vaatimusten seurannasta vastaavan työntekijän osasto tai virka. Yritykselläsi voi olla vaatimustenmukaisuusosasto tai työntekijä, joka vastaa siitä, että yrityksen prosessit ovat lain mukaisia. Tämä voi olla luonnollinen henkilö, joka vastaa sähköpostin säilytyskäytännön seurannasta ja täytäntöönpanosta. Ilmoita selvästi, kuka on vastuussa politiikan hallinnasta, jotta työntekijät tietävät, kenen puoleen kääntyä, jos heillä on kysymyksiä tai ongelmia.
Käytännön luomisen jälkeen yksi tärkeimmistä vaiheista on levittää sitä. Käytäntöä ei voida noudattaa, jos työntekijät, joiden on pantava se täytäntöön, eivät tiedä sen olemassaolosta. Voit myös järjestää kokouksen tai koulutuksen asianomaisille työntekijöille. Näin varmistetaan, että he saavat tarvitsemansa tiedot sähköpostin säilytyskäytännön noudattamiseksi.