Työnkulku on toimintojen sarja, joka on harkiten suunniteltu tekemään työstä helppoa ja tehokasta. Työnkulku voi käsittää koko tuotantoprosessin tai yhden henkilön käyttämän sekvenssin. Yksinkertainen työnkulku on usein työnkulku, jota henkilö käyttää rajoitetussa tehtävässä, tai hyvin suljetun projektin työnkulku, johon osallistuu useita ihmisiä. Vaikka jotkut yksinkertaiset työnkulut on suunniteltu hyödyntämään tekniikkaa, toiset työskentelevät ilman tietokoneita tai muita vastaavia laitteita. Yksinkertaista työnkulkua suunniteltaessa on otettava huomioon muutamia perusnäkökohtia.
Yksi tärkeimmistä yksinkertaisen työnkulun päätöksistä on käyttää rinnakkaista toimintaa tai lineaarista toimintaa. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on pieni yritys, jossa on viisi työntekijää, ja sinulla on postitus poistuaksesi ilman hienoja laitteita. Sinulla voi olla lineaarinen prosessi, jossa ensimmäinen työntekijä täyttää kirjekuoren, toinen sinetöi sen, kolmas kiinnittää osoitetarran, neljäs kiinnittää leiman ja viides pinoaa sen sopivaan postilokeroon. Tässä prosessissa jokaisen henkilön työtä virtaviivaistetaan, koska hänen on vain ajateltava yhtä asiaa, mutta jokaista postia käsittelee viisi eri henkilöä. Rinnakkaisessa prosessissa kaikki viisi työntekijää suorittavat samanaikaisesti järjestyksen – täytön, sinetöinnin, merkinnät, leimaamisen ja pinoamisen, mutta kutakin postilähetystä käsittelee vain yksi henkilö.
Joskus hieman monimutkaisten vaiheiden suorittaminen etukäteen voi auttaa luomaan yksinkertaisen työnkulun. Esimerkiksi makro on yksittäinen tietokoneen käsky, joka käynnistää tapahtumasarjan. Kun käytät aikaa makron määrittämiseen, monimutkainen jakso, joka on toistettava, voidaan yksinkertaistaa huomattavasti.
Asettelun muokkausohjelman käyttäminen tietokoneen syöttölaitteen – hiiren, näppäimistön, tabletin tai kynän – määrityksen muuttamiseen on toinen mahdollisuus, jota on otettava huomioon yksinkertaisen työnkulun luomisessa. Esimerkiksi hiiren painikkeita voidaan väliaikaisesti muuttaa, jotta ne voidaan yhdistää tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittaviin pikavalintoihin, jolloin ei ole tarpeen siirtyä edestakaisin näppäimistöltä hiirelle näppäimistöltä hiirelle. Vaihtoehtoisesti voit luoda uusia pikanäppäimiä, joiden avulla voit hallita kaikkia näppäimistön toimintoja ja välttää hiirtä tietyssä tehtävässä.