Useimmissa tapauksissa Yhdysvaltojen työnantajat maksavat palkkaverot Internal Revenue Servicelle sähköisellä varojen siirrolla (EFT), jonka työnantaja on aloittanut tai työnantajan puolesta kolmas osapuoli, kuten tilitoimisto tai palkkahallinto . Ne on maksettava tietyn ajan kuluessa palkanlaskennan antamisesta sen koon perusteella IRS: n julkaisemien aikataulujen mukaisesti. Merkittäviä seuraamuksia arvioidaan, jos palkkaverot maksetaan myöhässä tai ei lainkaan. Valtion palkkaverovelkojen maksut suoritetaan eri tavoilla, ja kunkin valtion verovirasto määrittää ne.
EFT -järjestelmä otettiin käyttöön vuoden 2011 alussa useimmille työnantajille; pienemmillä työnantajilla on mahdollisuus maksaa joitakin summia neljännesvuosittain tai vuosittain veroilmoituksia tehdessään. Heti kun se on käytännössä mahdollista palkanlaskennan jälkeen, mutta IRS: n asettamassa määräajassa, työnantaja määrittää maksun verkossa ja määrittää päivämäärän, jolloin IRS siirtää varot maksajan tililtä. Vain yhteenvetotiedot syötetään, kun EFT on määritetty. Yksityiskohtaiset tiedot maksujen jakamisesta liitetään työnantajan neljännesvuosikertomukseen, joka myös tasoittaa mahdolliset erot. Jos neljännesvuosikatsauksesta käy ilmi, että lisäveroja on maksettava, ne voidaan yleensä maksaa paperitodistuksella, joka on mukana raportissa sen jättämisen yhteydessä.
Vaikka saattaa tuntua riskialttiilta tehdä verotalletuksia erillään raportoinnista, jossa nämä maksut jaetaan yksittäisille veronmaksajille, järjestelmä on toiminut hyvin Yhdysvalloissa, ja siinä on perusteellinen virheiden kirjaamis- ja korjausjärjestelmä. Näin ollen useimmat työnantajat maksavat palkkaverot vain muutaman päivän kuluessa palkanlaskennan päivämäärästä ja toimittavat raportit neljännesvuosittain talletettujen määrien huomioon ottamiseksi. Tämä järjestelmä varmistaa, että verovelat täytetään mahdollisimman nopeasti niiden syntymisen jälkeen ja antaa työnantajille aikaa laatia selitysraportit.
Palkkaverot otetaan Yhdysvalloissa sekä työntekijöiden palkasta että työnantajien varoista. Työntekijöiden ansioista pidätetyt rahat menevät tuloverovelvoitteisiin ja sosiaaliturva-, Medicare- ja valtion tai paikallisten vakuutusohjelmien vakuutusmaksuihin, kuten vammaisuuteen tai työttömyyteen. Työnantajien on vastattava työntekijöidensä sosiaaliturva- ja Medicare -maksuja, ja heidän on myös maksettava liittovaltion ja osavaltion työttömyysvakuutusmaksut ja joissakin tapauksissa valtion työkyvyttömyysvakuutusmaksut.
Työntekijöiden tuloveronpidätys lasketaan erikseen yksittäisille työntekijöille heidän todellisten ansioidensa ja heidän W4 -lomakkeillaan annettujen tietojen perusteella. Sosiaaliturvan palkkio on 6.20% työntekijän bruttotulosta, kunnes vuositulot ovat saavuttaneet kongressin vahvistaman ylärajan, joka oli 106,800 2010 dollaria vuonna 1.45. Medicare -palkkio on XNUMX% kaikista ansioista.
Työnantajien maksujen laskeminen voi olla monimutkaista, koska siihen liittyy veron alaisten summien ylärajoja ja liittovaltion hyvityksiä valtion työttömyysveron maksuista. Useimmat palkanlaskentapalvelut ja yritysten palkanlaskentaohjelmistot suorittavat nämä laskelmat. Kaikki summat yhdistetään, kun työnantajat maksavat palkkaveroja, lukuun ottamatta työttömyysvakuutusveroja, jotka maksetaan neljännesvuosittain aina, kun vastuu kokonaisuudessaan saavuttaa tai ylittää 500 dollaria.