Jos sinun on kirjoitettava muistio, älä huoli, koska se ei ole vaikeaa. Muistion perusosat ovat otsikko, viesti tai teksti, viitekirjaimet ja merkinnät tarvittaessa. Muistioita käytetään yleensä yrityksessä tai toimistossa, ja viralliset liikekirjeet ovat ensisijainen tapa ulkoiseen viestintään.
Muistion kirjoittamiseksi muista, että sävy on vähemmän muodollinen kuin kirjeen. Kirjeissä käytetty tervehdys (Hyvä…) ja sulkeminen (Ystävällisin terveisin…) eivät ole tarpeen muistiossa. Otsikkoalue sisältää muistion vastaanottaneiden henkilöiden nimet, aiheen, päivämäärän ja lähettäjän nimen. Aiherivillä käytetty vanhempi termi oli Re: joka osoitti “viitaten”. Muistion muoto on lohkotyyppiset kappaleet, joiden välissä on tyhjä rivi.
Pääsääntöisesti muistion nimikirjainten lähettäjä musteella nimensä vieressä otsikossa. Tämä vaihe on enemmän muodollisuus, mikä osoittaa, että kyseinen henkilö lähettää muistion. Tämä voidaan tehdä ennen kopioiden ottamista.
Jos joku muu kuin lähettäjä kirjoitti muistion, kyseisen henkilön nimikirjaimet ovat usein muistion tekstin tai viestin alla. Merkintäalue sisältää tarvittaessa sanan “liite”. Kun kirjoitat muistion, liitettä käytetään termin kotelo sijasta.
Muistion runko tai viesti sisältää asiallisia, yksityiskohtaisia tietoja muistion tarkoituksesta, mahdollisista toimenpiteistä jne. Muistiossa ei pitäisi yleensä käsitellä useampaa kuin yhtä aihetta. Muistio on yleensä aina yksi sivu tai vähemmän. Jos muistio sisältää paljon tietoa, luettelomerkeistä voi olla hyötyä.
Tyylin osalta, jos haluat kirjoittaa muistion, käytä aktiivista eikä passiivista ääntä ja käytä aktiivisia verbejä. Kun haluat kirjoittaa muistion, ota huomioon yleisösi, kun luot muistion. Muista muistio huolellisesti ja poista tarpeettomat sanat.