Kirjallinen valituskirje on asiakirja, joka soveltuu silloin, kun tehtyyn päätökseen kohdistuu jonkinlaista vastustusta. Lakiasioissa asianajaja voi laatia valituskirjeen, jossa lainsäätäjät pyytävät peruuttamaan päätöksen, joka tällä hetkellä määrittelee jonkin paikallisen lainsäädännön näkökohdan. Liiketoimintaympäristössä toimittaja voi lähettää valituskirjeen myyjälle toivoen menetetyn työsuhteen palauttamisen tai keinona, jolla työntekijä voi pyytää työnantajaa peruuttamaan jonkin äskettäisen menettelytavan muutoksen. Valituskirje on ytimessään yksinkertaisesti yritys saada viranomainen harkitsemaan uudelleen jotakin tapahtunutta toimintaa tai päätöstä.
Valituskirjeen varsinainen muoto on hyvin yksinkertainen ja suoraviivainen. Tämä perusmuoto toimii hyvin vähän ympäristöstä toiseen, joten se houkuttelee paikallisia virkamiehiä kääntämään äskettäisen päätöksen muuttaa yksisuuntainen katu kaksisuuntaiseksi kaduksi kuin työntekijä pyytää työnantajaa harkitsemaan uudelleen äskettäinen muutos lomapolitiikkaan. Kaikissa tapauksissa valituskirjeen tulee olla pikemminkin kirjoitus- kuin käsinkirjoitettu, ja sen on oltava rakenteeltaan vakiomuotoinen liikekirje.
Valituskirjeen alkukappale kertoo, kuka kirjeen kirjoittaa ja millainen suhde kirjoittajalla on käsiteltävään asiaan. Kirjoittajan henkilöllisyyden selvittämisen lisäksi ensimmäisessä kappaleessa yksilöidään myös selvästi valituksen kohteena oleva asia. Kun nämä kaksi tosiasiaa ovat vakiintuneet, kirjoittaja voi siirtyä esittämään asiansa.
Kirjallisen valituksen toisen kappaleen aikana kirjoittaja tarkastelee lyhyesti huolenaiheen aiheen luonnetta. Keskeiset tosiasiat on esitettävä mahdollisimman selkeästi, ilman että yritetään tuoda tunteita tosiseikkojen esittämiseen. Luettelomuotojen käyttäminen osana tätä kohtaa voi olla hyödyllistä kiinnittää erityistä huomiota nykyisen päätöksen perusteluihin.
Valitettuaan tosiasiat, joita on käytetty tämän päätöksen tekemiseen, valituskirje siirtyy ja alkaa vaatia päätöksen uudelleenarviointia. Tässä kirjoittaja käyttää muita tosiasioita kiistääkseen alkuperäisen päätöksen perustan. Ajatuksena on antaa riittävä syy päätöksen uudelleentarkasteluun tarkistamalla aiemmin käytetyt tiedot sekä nämä uudet tiedot, joihin valituskirjeessä kiinnitetään huomiota. Kuten toisessa kappaleessa, tässä valituskirjeen osassa voidaan käyttää luoteja keinona kiinnittää huomiota tosiasioihin, jotka ovat erityisen merkityksellisiä tilanteelle.
Valituskirjeen viimeisen kappaleen tulisi yksinkertaisesti tiivistää kirjoittajan kanta ja kehottaa kirjeen vastaanottajaa ottamaan kaikki esitetyt tosiseikat huomioon tämän päätöksen peruuttamisen perusteena. Kaikkien tässä kappaleessa käytettävien sananlaskujen tulisi pyrkiä edistämään oikeudenmukaista ja puolueetonta lähestymistapaa uudelleenarviointiin ilman, että siitä aiheutuu kielteisiä käsityksiä ketään, joka oli mukana valituksenalaisen päätöksen tekemisessä.
Itse asiassa on tärkeää, että valituskirje pysyy suhteellisen vapaana kaikentyyppisistä tunteista, jotka viittaavat älykkyyden tai yksityiskohtien puutteeseen keneltäkään, joka osallistuu alkuperäisen päätöksen tekemiseen. Valituskirjeen tarkoituksena ei ole vähätellä toisen henkilön tai henkilöryhmän taitoja tai ajatteluprosesseja. Tästä syystä valituskirjeen kirjoittajan tulisi rajoittaa emotionaalinen sananlasku kuvauksiin, joissa hän tukee päätöksen uudelleenarviointia.
On myös tärkeää, että valituskirjeen loppukappale sisältää tietoja siitä, miten lukija voi ottaa yhteyttä kirjoittajaan, jotta hän voisi olla vuorovaikutuksessa asian kanssa. Riippumatta käsiteltävän asian luonteesta lukijan kiittäminen hänen ajastaan on välttämätöntä ammatillisen asennon säilyttämiseksi.