Työntekijöiden arviointien tulisi olla valaiseva kokous molemmille osapuolille. Työntekijöiden arvostelut, joita joskus kutsutaan henkilöstön arvioiksi, eivät saisi olla pelottavia työntekijälle tai työnantajalle. Kuitenkin monille ihmisille asia on juuri sellainen. Yleisin virhe, joka tehdään työntekijöiden tarkastelun yhteydessä, on aikataulu.
Muistettava aikataulu tapahtuu ennen tarkastelua ja sen aikana. Kuinka monta kertaa vuodessa teet arviointeja, on tärkeä tekijä. Monilla yrityksillä ei ole asetettua aikataulua. Työntekijät löytävät joskus postilaatikkoonsa sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että kuluva viikko on työntekijöiden suorituskyvyn tarkasteluviikko.
Jotta voit optimoida työntekijöiden arvioinneista saatavat edut, varaa vuosittain tietty aika, jolloin tarkastukset pidetään. Näin työntekijät eivät osu äkilliseen pelkoon, että tarkastus tehdään myöhemmin viikolla. Annat myös työntekijöille aikaa valmistautua riittävästi tarkasteluun.
Päätä seuraavaksi, kuinka monta kertaa vuodessa haluat työntekijöiden tarkastusten tapahtuvan. Jotkut yritykset tarkastelevat vain kerran vuodessa, ja joillekin suurille yrityksille tämä on aina varaa. Monet yritykset tekevät kuitenkin pieniä, epävirallisia työntekijöiden arviointeja kerran tai kaksi kertaa vuodessa ennen asetettua työntekijöiden tarkastuspäivää. Tästä on se hyöty, että se lyhentää muodollisen tarkastelun ajankohtaa. Joidenkin kerran vuodessa suoritettavien arviointien on tiedetty kestävän jopa kaksi tuntia, koska molemmilla osapuolilla on paljon sanottavaa.
Minityöntekijöiden arvostelut antavat myös esimiehille tai henkilöresursseille mahdollisuuden tutustua henkilöstöön paremmin. Ne osoittavat myös, että johto välittää työntekijöiden näkemyksistä ja ottaa ne vakavasti. Työntekijöiden arvostelut eivät ole vain paikka neuvotella palkoista. On keskusteltava työolosuhteista, yrityksen tulevaisuudennäkymistä ja ongelmista, joita kummalle tahansa osapuolelle näytetään.
Kun aikataulusta on päätetty, seuraava askel on laatia luettelo tarkastelun yhteydessä otettavista kohdista. Näitä ei pitäisi rajoittaa tarkastelun suorittavan henkilön esittämiin seikkoihin. Työntekijöille on annettava mahdollisuus itsearviointiin. Itsearviointi voidaan antaa esimiehelle ennen arviointia. Tämä antaa aikaa tutkia perusteellisesti kaikki kohdat, jotka työntekijä haluaa käsitellä.
Älä tee työntekijöiden katsauksiin liittyvien kysymysten luettelosta liian syvällistä. Monet johtajat yrittävät kattaa kaiken yhdellä arvostelulla. Siksi miniarvostelut ovat hyödyllisiä. Liian paljon aikaa yhteen kohtaan voi johtaa työntekijän arvioinnin väärään suuntaan ja voi viedä liikaa aikaa.
Johtajien saatavilla on monia ohjelmistopaketteja, jotka kattavat eri näkökulmat. Ohjelmisto voi myös toimia mallina, johon voidaan tallentaa työntekijöiden tarkastelutiedot.
Ennen kaikkea pidä arvostelu osittain epävirallisena. Kummallakaan puolella ei pitäisi olla pelottelua. Näin tarkastelu on hyödyllistä ja jopa nautinnollista aikaa. Käynnissä olevien tarkastusten merkitystä ei voida korostaa tarpeeksi. Jos työntekijän ja työnantajan välille halutaan rakentaa hyvä työsuhde, työntekijöiden jatkuva arviointi on välttämätöntä.