Matka tulla back office -johtajaksi vaatii yleensä koulutuksen, kokemuksen ja persoonallisuuden piirteiden yhdistelmän, erityisesti organisaation ja ihmisten taitojen osalta. “Back office” -tapahtumaa pidetään yleensä minkä tahansa yrityksen toiminnan hallinnollisena ytimenä. Jotkut tavallisimmista työpaikoista ovat hallinnollisia, mukaan lukien tukihenkilöstö, kuten sihteerit ja tekniset avustajat. Lähes kaikissa tapauksissa näitä alemman tason työntekijöitä valvoo tai johtaa johtajien ryhmä, joka on vastuussa siitä, että heidän suorituksensa on sekä poikkeuksellista että todella hyödyllistä. Joskus nämä johtajat aloittivat valvomissaan tehtävissä, mutta eivät aina. Yhtä lailla ellei yleisempää on, että yritykset nimeävät johtajia takayksikköön muista osastoista tai osastoista. Kuten useimmissa johtotehtävissä, aloittaminen alkaa lähes aina yliopisto -opinnoista, yleensä jatko -opinnoista; Työskentely alemmalla tasolla yhtiössä on myös yleisesti vaadittu. Yleensä on todella vaikeaa tulla palkatuksi tähän tehtävään heti koulun ulkopuolella, mutta useimmissa tapauksissa ei ole koskaan liian aikaista aloittaa tulevan menestyksen suunnittelua.
Back Office -palvelun ymmärtäminen yleensä
Useimmat yritykset toimivat näkyvimmin niin sanotun front office -toiminnon kautta, joka nimensä mukaisesti sisältää osastot ja divisioonat, jotka näkyvät parhaiten kuluttajille, asiakkaille ja kilpailijoille. Monet näkevät täällä tehdyt päätökset välittömästi sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolella, ja useimmat ihmiset ajattelevat sitä, kun he ajattelevat yritystyötä – mutta ne edustavat vain osaa siitä, mitä todellisuudessa tapahtuu.
Asiat ovat paljon erilaisia, vaikkakaan yhtä tärkeitä, niin sanotussa back-toimistossa, joka on osasto, jossa hallitaan sisäasioita ja tehdään jokapäiväiseen toimintaan olennaisia päätöksiä. Johtajat eivät ehkä ole yhtä näkyvissä, mutta heidän työpaikkansa – joka voi sisältää henkilöresursseja ja henkilöstösuhteita, tekniikkaa ja sisäistä hallintoa – auttavat usein yritystä ylläpitämään tehokkuutta, jonka avulla se voi olla kannattava ja menestyvä.
Yhteiset johtotehtävät
Yleisimpiä johtotehtäviä takaosassa ovat yleensä johtajat ja varapuheenjohtajat, joista suurin osa on vastuussa yhtiön suuremmalle johtokunnalle. Heillä voi olla äänioikeuksia suurissa yrityspäätöksissä, ja he valvovat yleensä myös useita yksittäisten työntekijöiden ryhmiä. Olettaen, että yksi näistä tehtävistä vaatii yleensä paljon perehtymistä siihen, mitä tarkalleen ottaen valvoo.
Yrityksestä riippuen nämä ryhmät voivat sijaita samassa fyysisessä tilassa tai eivät. Suuret monikansalliset yritykset ulkoistavat usein tiettyjä tehtäviä, erityisesti tietotekniikkaa (IT), paikkoihin – joskus ulkomaille -, joissa työvoima on halvempaa ja helpommin saatavilla. Tällaisten johtotehtävien johtajat pyrkivät usein ensisijaisesti virtaviivaistamaan prosesseja ja määrittämään käytännöt, jotka luovat enemmän tai vähemmän yhdenmukaisen lähestymistavan. Jos sinusta tulee back office -johtaja, joka johtaa pienemmän yrityksen rekrytointikäytäntöjä, sinulla on tietysti erilaiset vastuut, mutta pääidea on sama, eli luoda positiivinen ja tuottava ympäristö, joka tukee suoraan yritys.
Koulutuksen merkitys
Koulutus on ehkä tärkein asia, joka erottaa back office -työntekijän back office -johtajasta. Näiden toimistojen työpaikat ovat usein lähtötasoa, eivätkä ne välttämättä vaadi paljon muodollista oppimista. Hallinto on yleensä kokonaan toinen tarina. Kandidaatin tutkinto on lähes aina välttämätön, ja usein tarvitaan myös jatkotutkintoa, yleensä liiketoiminnasta tai siihen liittyvästä alalta.
Alkaa pienestä
Usein on todella vaikeaa, ellei mahdotonta, palkata johtajaksi millä tahansa alalla ilman, että ensin kerätään asiaan liittyvää kokemusta. Perustason hallinnollisesta työstä on usein apua, mutta jos todella toivot ottavasi johtotehtävän, tarvitset todennäköisesti enemmän kuin lähtötason työkokemusta. Etsitkö osakkuusasemia yrityksistä, jotka kiinnostavat sinua eniten, on yleensä hyvä paikka aloittaa, ja liiketoimintakonsulttina työskentely voi myös auttaa sinua rakentamaan arvokasta ja hyödyllistä kokemusta. Tärkein asia, jonka haluat tehdä, on todistaa yrityksille, että sinulla ei ole vain tarvittavia taitoja työskennellä back office -palvelussa, vaan pystyt johtamaan ihmisiä, saavuttamaan tavoitteita ja toteuttamaan positiivisia muutoksia.