Vaikka toimistohallinnon työpaikkoja löytyy lähes kaikilta toimialoilta, suurin osa tällaisista tehtävistä löytyy yleensä terveydenhuollosta, yrityspalveluista, pankeista, valtion virastoista, vakuutusyhtiöistä ja kouluista. Ne kattavat tyypillisesti kaikki yksiköt ja työvoiman tasot. Toimistotyöntekijöiden ja hallinnollisten toimistotyöntekijöiden suuren määrän vuoksi hallintotoimistojen johtajilla on yleensä suuri tarve suunnitella, ohjata ja valvoa päivittäistä työnkulkua organisaation toiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Hallintotoimiston johtajaksi voi päästä eri tavoilla, mukaan lukien koulutus ja ylennys yrityksessä.
Suurin osa hallintotoimiston johtajan tehtävistä edellyttää toissijaista tutkintoa, olipa kyseessä sitten osakkuusyrityksen tutkinto, kandidaatin tutkinto tai korkeampi tutkinto. Toimiston ylläpitäjän tehtävään on monia erilaisia kouluja, luokkia ja ohjelmia, mukaan lukien perinteiset nelivuotiset yliopistot, yhteisöopistot ja kauppakorkeakoulut. Kurssit kirjanpidossa, liike -elämän matematiikassa, atk -sovelluksissa, toimistotekniikassa, henkilöstöresursseissa ja liikejuridiikassa on tyypillisesti suoritettava saadakseen sertifikaatin tai tutkinnon tullakseen hallintovirkamieheksi.
Jokaisella ehdokkaalla, joka haluaa tulla hallintotoimiston johtajaksi, on yleensä oltava siihen liittyvää työkokemusta, vaikka hän olisi saanut kaikki tehtävään liittyvät koulutusvaatimukset. Usein tästä syystä sisäiset ylennykset ovat yleisin tapa saavuttaa tämä asema. Hallinnollisilla toimistopäälliköillä on monia tehtäviä, joihin kuuluvat tyypillisesti työn suunnittelu, henkilöstön valvonta, työn tarkastelu, työntekijöiden arviointien suorittaminen sekä työntekijöiden palkkaaminen ja irtisanominen. Tällä laajalla tehtävillä toimistohallinnon johtajien on yleensä tiedettävä ja ymmärrettävä työntekijöiden vahvuudet ja heikkoudet, kuinka kauan tehtävät kestävät ja miten koulutetaan ja hallitaan muita.
Henkilö, joka aloittaa lähtötason tehtävässä, kuten vastaanottovirkailija, kirjanpitäjä, hallintoavustaja tai muu asema, joka auttaa yrityksen ja henkilöstön oppimisessa, on tyypillisesti todennäköinen ehdokas hallintotoimiston johtajaksi. Työkokemuksen ohella ehdokkaiden on yleensä valmistauduttava ottamalla ammatillisia kehitystunteja aiheista, kuten ihmissuhteista, valmennuksesta, ajanhallinnasta ja projektinhallinnasta. Ehdokkaalle voi myös olla hyödyllistä hakea esimieskoulutusmahdollisuuksia nykyisissä tehtävissä. Yritykset voivat myös etsiä taitoja, jotka sisältävät tiimityötä, organisaatiota, johtajuutta ja hyvää viestintää, kun he mainostavat organisaatiosta.
Toinen tärkeä persoonallisuuden piirre, jota tyypillisesti tarvitaan hallintotoimiston johtajaksi ryhtymiseen, on erinomaiset henkilötaidot. Toimiston pääkäyttäjät toimivat yleensä yhteyshenkilöinä kaikkien henkilöstötasojen välillä ja heidän on ratkaistava ongelmat säännöllisesti. Jotkut hankkeet voivat sisältää osastojen uudelleenjärjestelyjä, uusien yrityspolitiikkojen toteuttamista ja ihmissuhteiden välittämistä. Yleensä heidän on myös ymmärrettävä työsopimukset ja raportoitava kaikista ongelmista ylemmälle johtoryhmälle.
Hallintotoimiston johtajaksi ryhtyminen edellyttää tyypillisesti ehdokkaan kykyä työskennellä kaikenlaisten persoonallisuuksien ja ammattitasojen kanssa. Tämä sisältää yleensä kaikki postivirkailijasta varapresidenttiin. Osaaminen menestyä tässä tehtävässä voi olla välttämätöntä tietää, kuinka olla yksityiskohtainen, analyyttinen, luova ja joustava samanaikaisesti.