Potilaskertomuksen hoitaja pitää potilastiedot kunnossa sairaaloissa ja muissa terveydenhuollon laitoksissa. Henkilölle, joka haluaa tulla potilaskertomukseksi, ei ole yleisiä koulutusvaatimuksia. Useimmat työnantajat vaativat kuitenkin uusia työntekijöitä ylioppilaaksi tai yleisen koulutuksen (GED) tutkintotodistuksia. Yleensä henkilö, joka haluaa tulla sairauskertomuksen virkailijaksi, ei tarvitse minkäänlaista lisenssiä tai todistusta saadakseen työtä tällä alalla. Hän ei välttämättä edes tarvitse asiaan liittyvää koulutusta, koska monet työnantajat tarjoavat koulutusta uusille lääkäreilleen työpaikalla. Ehdokkaat voivat kuitenkin parantaa mahdollisuuksiaan työllistyä suorittamalla liitännäisasteen tutkinto terveyteen liittyvällä alalla.
Lääketieteelliset rekisterinpitäjät suorittavat tärkeitä tehtäviä potilastietojen pitämiseksi järjestyksessä ja saatavilla milloin tahansa. Potilaskertomuksen ensisijainen tehtävä on potilastietojen arkistointi. Tämä henkilö voi myös olla vastuussa tietueiden päivittämisestä ja hakemisesta tarvittaessa. Vaikka tämä työ saattaa kuulostaa hyvin toistuvalta, se voi olla kriittinen terveydenhuollon menestyksen kannalta. Kadonnut tai väärin sijoitettu sairauskertomus voi aiheuttaa vakavia ongelmia potilaalle ja hänen lääkäreilleen ja sairaanhoitajilleen.
Vaikka henkilö, joka haluaa tulla sairaanhoitajaksi, ei välttämättä tarvitse vähimmäiskoulutusta, hän tarvitsee yleensä joitain perustaitoja. Esimerkiksi hän tarvitsee yleensä hyviä organisointitaitoja, kykyä seurata ohjeita ja lahjakkuutta kiinnittää huomiota yksityiskohtiin. Hänellä pitäisi yleensä olla vähintään perustiedot asiakirjojen arkistoinnista paperin arkistointijärjestelmien sekä tietokoneistettujen arkistointimekanismien avulla. Monet työnantajat odottavat myös, että heidän sairaanhoitajansa ovat tietokonetaitoisia ja heillä on hyvät viestintätaidot. Henkilö voi tehdä itsestään houkuttelevamman työnhakijan oppimalla myös lääketieteellisen terminologian.
Vaikka monet työnantajat eivät vaadi uusia sairauskertomuksensa pitäjiä saamaan niihin liittyvää koulutusta, jotkut haluavat palkata hakijoita, jotka ovat suorittaneet terveystietojen hallintaan liittyviä ohjelmia. Joskus henkilö, joka haluaa tulla potilaskertomuksen virkailijaksi, menee kouluun ansaitakseen tohtorin tutkinnon terveystiedoista tai sairauskertomusten hallinnasta, mikä voi johtaa terveystietojen teknikon arvonimiin. Suoritettuaan kaksivuotisen tutkinnon tällä pääaineella henkilö voi suorittaa kokeen sertifioidakseen. Terveystietoteknikon sertifiointi voi parantaa virkailijan pyrkimyksiä työelämään tai parantaa hänen etenemismahdollisuuksiaan. Lisäksi kokemuksen hankkiminen arkistointi- tai muista toimistotehtävistä voi lisätä henkilön mahdollisuuksia saada työpaikka.