Matkajohtaja vastaa tietyn yrityksen palveluksessa olevien henkilöiden matkajärjestelyjen valvonnasta tai matkoihin liittyvien asioiden hoitamisesta matkanjärjestäjien asiakkaille. Jonkun, joka haluaa tulla matkajohtajaksi, tulisi yleensä suorittaa perustutkinto -ohjelma. Lisäksi monet yritykset palkkaavat mieluummin matkajohtajia, jotka ovat matkustaneet paljon, koska nämä henkilöt tuntevat asiakkaidensa kohtaamat haasteet ja vaikeudet.
Jotkut yliopistot tarjoavat koulutusohjelmia matkailusta ja matkailusta, ja joku, joka haluaa tulla matkajohtajaksi, voi halutessaan suorittaa tällaisen kurssin. Muissa tapauksissa yritykset työllistävät henkilöitä, jotka ovat suorittaneet liiketalouden tai johtamisen koulutusohjelmat, koska suuri osa johtajan työstä liittyy sopimusten neuvottelemiseen. Lisäksi monet matkajohtajat valvovat matkanjärjestäjien ryhmää, jolloin aikaisempi valvontakokemus voidaan luetella työn edellytysten joukossa. Jotkut yritykset palkkaavat mieluummin johtajia, joilla on kokemusta matkailualalta. Siksi joku, joka haluaa olla matkajohtaja, voi joutua hankkimaan aiemman kokemuksen matkatoimiston tai lomakeskuksen asiakaspalvelun edustajana.
Monet suuret yritykset työllistävät sisäisiä matkajohtajia, ja nämä henkilöt ovat viime kädessä vastuussa yrityksen työntekijöiden työmatkoista. Johtajan on yritettävä neuvotella alennetuista hinnoista hotellien, lentoyhtiöiden ja matkanjärjestäjien kanssa. Useimmissa tapauksissa johtaja on vastuussa siitä, että yrityksen matkakulut pysyvät vuosibudjetin rajoissa. Siksi joku, joka haluaa tulla matkajohtajaksi, voi joutua hankkimaan jonkin verran kokemusta henkilöstön budjettien hallinnoinnista osastopäällikkönä toisella yrityksen alueella.
Matkailukeskukset ja matkailuyritykset palkkaavat usein matkajohtajia, jotka vastaavat päivittäisten toimintojen hoitamisesta tietyssä hotellissa tai lomakohteessa. Tämän henkilön on varmistettava, että myyntihenkilöstö saavuttaa tulotavoitteet maksimoimalla ristimyyntimahdollisuudet. Johtajan on myös järjestettävä kuljetussopimukset taksiyritysten, linja -autoliikenteen harjoittajien ja muiden yritysten kanssa vieraiden lauttamatkaksi lomakeskukseen. Asiakasvalitukset ja pienet palvelukysymykset käsittelevät yleensä nuoremmat työntekijät, mutta vakavat ongelmat viedään usein matkanjohtajan puoleen. Siksi henkilöllä, joka haluaa tulla matkajohtajaksi, on ideaalisesti hyvät asiakaspalvelutaidot, ja monet näissä tehtävissä työskentelevistä ovat niitä, joilla on aiempaa kokemusta johtajina vieraanvaraisuuden tai viihteen areenoilla.
Kuten monet matkailualalla työskentelevät henkilöt, johtajan on ehkä pidettävä yhteyttä ulkomaisiin asiakkaisiin ja liikekumppaneihin. Näin ollen jollakin tässä tehtävässä työskentelevällä voi olla toisen kielen taito. Jotkut yritykset palkkaavat mieluummin kielikoulutuksen suorittaneita henkilöitä, kun taas toiset yritykset palkkaavat johtajia, jotka ovat suorittaneet lyhyen aikavälin kielikurssit.