Pohjimmiltaan matkanjärjestäjän tehtävänä on varmistaa, että kaikki toimii sujuvasti, kun bändi tai muu esiintyminen on kiertueella, mukaan lukien esitysten ajoittaminen ja kuljetusten järjestäminen. Tästä urasta kiinnostunut ei välttämättä tarvitse muodollista koulutusta tai koulutusta, mutta kaupallinen tutkinto tai johtamiskokemus voi auttaa häntä valmistautumaan. Tämän lisäksi henkilö, joka haluaa tulla kiertuepäälliköksi, pyrkii yleensä hankkimaan kokemusta musiikkiteollisuudesta. On tärkeää ymmärtää alan toiminta ja kaikki onnistuneen kiertueen yksityiskohdat.
Henkilö, joka haluaa tulla kiertuepäälliköksi, voi olla hyvä hankkia jonkin verran kokemusta musiikkiteollisuudesta ennen tämän uran aloittamista. Hän voi esimerkiksi toimia bändipäällikkönä ja perustaa paikallisia keikkoja asiakkailleen ennen siirtymistä kiertueenhallintaan. Lisäksi hän voi työskennellä avustajana tai jopa harjoittelijana toiselle bändille tai kiertuepäällikölle saadakseen tunteen tästä työstä. Joskus henkilö voi jopa aloittaa tämän uran työskennellessään asiaan liittyvällä alalla. Esimerkiksi henkilö voi ensin käyttää äänilaitteita tai toimia promoottorina ennen matkanjärjestäjäksi ryhtymistä.
Henkilö, joka haluaa tulla matkanjärjestäjäksi, tarvitsee yleensä alan kontakteja. Verkostoituminen muiden alan toimijoiden kanssa on tärkeä osa valmistautumista ja menestyksen varmistamista tällä uralla. Se voi paitsi auttaa häntä oppimaan lisää yrityksestä, vaan myös auttamaan häntä tapaamaan asioita, jotka tarvitsevat matkanjohtajan. Joskus pyrkivä kiertuepäällikkö voi jopa ottaa työpaikan musiikkipaikassa tavatakseen bändejä ja muita, jotka voivat palkata hänet. Lisäksi verkostoitumisesta voi tulla arvokasta suusanallista mainontaa, joka voi auttaa orastavaa matkanjärjestäjää turvaamaan ensimmäisen sopimuksensa ja monet muut sen jälkeen.
Kun henkilö on valmis ryhtymään kiertuepäälliköksi, hänen on lähestyttävä bändejä tai muita palveluita tarvitsevia ja vakuutettava heidät palkkaamaan hänet. Hänen tulee laatia ja allekirjoittaa sopimukset asiakkaidensa suojellakseen itseään ja yritystään. Usein teokset, joilla on uusia albumeja tai joita julkaistaan lähitulevaisuudessa, suunnittelevat kiertueita pian teoksensa julkaisemisen jälkeen. Tavoitteellinen kiertuepäällikkö voi lähestyä bändejä ja muita tekoja, jotka täyttävät tämän kriteerin, ja kysyä, onko heillä matkanjärjestäjiä. Mainosten sijoittaminen viihdejulkaisuihin ja markkinointisivuston luominen voi myös auttaa.