Yksilöille, jotka haluavat tulla potilaspalvelukoordinaattoriksi, erilaiset polut tälle tyydyttävälle lääketieteelliselle uralle voivat koostua joko kokemuksesta, koulutuksesta tai molemmista. Kokemus lääketieteellisestä laskutuksesta ja lääketieteellisestä koodauksesta on usein toivottavaa tähän rooliin. Potilaspalvelukoordinaattorit käsittelevät usein sairauskertomuksia ja lääketieteellisiä tiedostoja sekä tarjoavat asiakaspalvelua sairaalalle tai muulle terveydenhuollon laitokselle.
Jonkun, joka haluaa tulla potilaspalvelukoordinaattoriksi, pitäisi olla peruskoulun tutkinto. Tämän koulutustason yläpuolella jotkut ohjelmat, mukaan lukien korkeakoulututkinnon suorittaneet tutkinnot, tarjoavat sertifikaatin tai muita konkreettisia pätevyyttä tullakseen ammattimaiseksi potilaspalvelukoordinaattoriksi. Suurin osa kaikesta muusta, mikä oikeuttaa yksilöt tällaiseen uraan, koostuu käytännön kokemuksesta lääketieteellisessä ympäristössä, mukaan lukien potilaiden aikataulujen käsittely, tietopyynnöt tai erilaiset palvelusäännökset, kuten HIPAA (sairausvakuutusten siirrettävyys- ja vastuuvelvollisuuslaki) noudattaminen tai tarjoaminen myönnytyksiä.
Vaikka potilaspalvelukoordinaattori käsittelee usein potilaan kokemuksen asiakaspalvelunäkökohtia, suuri osa näiden ammattilaisten toiminnasta liittyy sairausvakuutusosaamiseen ja terveydenhuollon laskutukseen. Siksi yksi potilaspalvelukoordinaattorin rooli koostuu käytännön työstä sairaalan vakuutusosastolla tai muussa vastaavassa toimistossa. Ammattilaiset, jotka ymmärtävät lääketieteellisen laskutuksen yksityiskohdat, voivat auttaa potilaita paremmin hoitamaan vakuutusyhtiöiden maksuprosessin. Tämä on usein osa potilaspalvelun henkilökunnan tarjoamia palveluja sekä yleinen potilasrekisteröinti, jossa nämä ammattilaiset keräävät tietoja potilaalta saapuessaan.
Joissakin tapauksissa aikaisempi asiakaspalvelutausta kelpuuttaa henkilön potilaspalvelukoordinaattoriksi. Joissakin terveydenhuoltolaitoksissa tähän rooliin kuuluu potilaiden ohjaaminen hoitojärjestelmän fyysisten osien kautta, hoitojen ja menettelyjen selittäminen tai puhuminen perheenjäsenille potilaan hoidosta. Hyvät ihmiset -taidot voivat olla arvokkaita henkilölle, joka haluaa tulla potilaspalvelukoordinaattoriksi, koska tässä roolissa keskitytään auttamaan potilaita navigoimaan terveydenhuollon kokemuksissaan. Potilaspalvelukoordinaattorit voivat myös toimia konsultin roolissa ja ehdottaa parhaita käytäntöjä potilasliikenteen reitittämiseksi tai kuinka parantaa laitoksen ulkoasua tai muita näkökohtia yleisen saavutettavuuden kannalta; suurempi osallistuminen sairaalan hallintoon voi kannustaa jotakuta tulemaan potilaspalvelukoordinaattoriksi.