Projektipäälliköksi tuleminen edellyttää neljää vaihetta: toisen asteen koulutus, sertifiointi, kokemus ja ihmissuhdetaidot. Projektipäällikkö on vastuussa tiimin jäsenten ponnistelujen koordinoinnista, projektisuunnitelman laatimisesta ja budjetin hallinnoinnista. Kaikki nämä kohteet ovat välttämättömiä onnistuneelle projektille projektityypistä riippumatta.
Projektipäälliköitä löytyy insinööri-, rakennus- ja tietotekniikka -aloilta. Kunkin toimialan erityistaidot voivat vaihdella, mutta ydinprojektinhallintataidot ovat samat kaikilla toimialoilla. Keskiasteen jälkeinen koulutus on projektipäällikön edellytys, ja kolmen tai neljän vuoden tutkinto akkreditoidusta yliopistosta tai yhteisöoppilaitoksesta on vakiovaatimus useimmille työnantajille. Opintoalue voi vaihdella, mutta tyypillisesti kauppatieteiden, tekniikan tai tietojenkäsittelytieteen tutkinto on hyväksyttävä.
Projektipäällikön sertifiointi koordinoidaan Project Management Instituten kautta. Tämä organisaatio tarjoaa kansainvälisesti tunnustettua sertifiointia projektinhallinnan ammattilaisena. Nimitys edellyttää koulutuksen ja kokemuksen yhdistelmää. Ennen nimityksen myöntämistä vaaditaan kattava tentti.
Vähintään kolmen vuoden projektinjohtamiskokemus vaaditaan saadakseen projektinhallintatodistuksen. On hyvin harvinaista, että kukaan saa projektinjohtotehtävän ilman vähintään kolmen vuoden työvoimaa. Tässä tehtävässä menestymiseen tarvittavat taidot kehittyvät ajan myötä ja kypsyneenä.
Henkilökohtaisia taitoja, joita tarvitaan projektipäälliköksi, ovat johtaminen, tiiminrakentaminen, ongelmanratkaisu, neuvottelu, kommunikointi ja suunnittelu. Johtamistaidot keskittyvät ensisijaisesti muiden tarpeiden tyydyttämiseen. Näitä taitoja ovat ihmissuhdetaidot, konfliktien ratkaiseminen, painopisteiden tasapainottaminen ja muiden johtaminen.
Tiimin rakentaminen on erittäin tärkeää, koska useimmat projektit vaativat eri alueiden ihmisiä työskentelemään yhdessä. Kyky levittää konflikteja ja rohkaista yhteistyötä on erittäin tärkeä. Suuren projektin onnistumisen kannalta on keskeistä, että ihmiset ovat vastuussa työstään ja varmistetaan, ettei kukaan syyllistä muita alueita.
Projektiryhmä muodostetaan yleensä tarpeiden täyttämiseksi tai ongelman ratkaisemiseksi. Kaikissa projekteissa on ongelmia. On teknisiä, toiminnallisia, logistisia, ajoitus- ja ihmissuhdeongelmia. Kun sinusta tulee projektipäällikkö, vietät suurimman osan ajastasi ongelmien vähentämiseen ja nykyisten ongelmien ratkaisemiseen.
Neuvottelut ja kompromissi ovat osa jokaista projektia. Työskentely muiden kanssa vaatii antamista ja ottamista tasapainoon välittömien tarpeidesi ja heidän tarpeidensa välillä. Viestintätaidot ovat kriittisiä sen varmistamiseksi, että tiimi keskittyy samaan tavoitteeseen, etenee kohti tätä tavoitetta ja pyrkii saavuttamaan tietyt välitavoitteet.
Organisaatiotaitojen puute voi helposti kaataa muuten onnistuneen projektin. Pidä kaikki paperityöt järjestyksessä, luo ja jaa pöytäkirjoja jokaisesta kokouksesta, hallitse muutospyyntöprosessia ja varmista, että kaikki muutokset ilmoitetaan kirjallisesti kaikille asianosaisille. Rakenna kurinalainen paperirata muutospyyntöjen ympärille ja käytä sitä johdonmukaisesti. Pelkästään tällä yksinkertaisella esineellä voi olla suuri vaikutus projektiin.