Vaatimukset tulla sihteeriksi/vastaanottovirkailijaksi vaihtelevat pitkälti sen yrityksen tyypin perusteella, josta asema löytyy. Useimmat yritykset tarvitsevat vähimmäiskoulutuksen ilman vähäistä koulutusta. Tähän tehtävään liittyvien tehtävien vuoksi muut yritykset voivat kuitenkin vaatia tiettyä koulutusta. Toiset taas odottavat sinulta perustutkintoa ja muutaman vuoden työkokemusta.
Yleensä sihteeri/vastaanottovirkailija vastaa hallinnollisista tukitehtävistä yrityksessä. Sihteeritehtäviin voi liittyä toimiston tukitehtäviä. Voit tukea yhtä osaston johtajaa tai tarjota yleistä toimistotukea koko yritykselle.
Vastaanottovirkailijan roolin täyttämiseen liittyy usein useita tehtäviä. Yksi tärkeimmistä tehtävistä on vastata puheluihin ja ohjata puhelut asianmukaiseen osastoon. Asiakkaiden ja vieraiden tervehdys odotusalueella on toinen velvollisuus, joka liittyy yleensä vastaanottovirkailijaksi.
Muut tehtävät voivat olla tarpeen toimistotoimintaa tukevien toimintojen mukaan. Joissakin yrityksissä saatat joutua valmistelemaan postin jakelupalveluja varten. Lisäksi voit myös jakaa saapuvan postin yrityksen henkilökunnalle.
Voidaksesi tulla sihteeriksi/vastaanottovirkailijaksi, tarvitset erilaisia tietoja, taitoja ja kykyjä. Useimmat yritykset odottavat sinulta kattavaa ymmärrystä toimistomenettelyistä. Koska ensisijainen tehtävä tässä tehtävässä on vastata puhelimeen, miellyttävät suulliset taidot ovat yleensä lisäetu. Kyky käyttää toimistolaitteita on myös toivottavaa useimmille yrityksille.
Muutamat tekniset koulut tarjoavat liike- ja toimistohallinnon kursseja, joiden avulla voit kehittää tarvittavat taidot tullaksesi sihteeriksi/vastaanottovirkailijaksi. Tyypillisiä kursseja voivat olla tekstinkäsittely- ja laskentataulukkosovellusten käytön koulutus. Liikekirjeenvaihto ja toimistoetiketti ovat lisäkursseja, joita tarjotaan useimmissa kouluissa.
Lisäksi jotkut yritykset saattavat mieluummin palkata henkilön, jolla on perustutkinto. Yrityksen tai siihen liittyvän tutkinnon hankkiminen neljän vuoden akateemisesta oppilaitoksesta voi auttaa sinua täyttämään tämän vaatimuksen. Tämäntyyppinen tutkinto saattaa myös valmistaa sinut ylennykseen yrityksessä.
Sihteeriksi/vastaanottovirkailijaksi ryhtymisen edellyttämän muodollisen koulutuksen lisäksi saatat tarvita aikaa myös yrityksen tavanomaisten toimintatapojen oppimiseen. Yleensä saat koulutusta toimialakohtaisista menettelyistä, jotka vaikuttavat tehtävien vaihteluun palkkaamisen jälkeen. Esimerkiksi terveydenhuoltolaitoksessa työskentelyyn voi kuulua potilaskäyntejä. Ennen potilaan saapumista toimistomenettelyihin voisi kuulua sairausvakuutuksen tarkistaminen ja lääketieteellisen tiedoston luominen.