Toimistotyöntekijän/vastaanottovirkailijan pätevyysvaatimukset voivat vaihdella merkittävästi, koska myös tällaiseen työhön liittyvä varsinainen työnkuva voi vaihdella merkittävästi. Joissakin tapauksissa saatat joutua hankkimaan osan työkoulutuksesta, kun taas toisissa tapauksissa työnantajat voivat odottaa sinulta tiettyä koulutustasoa ennen palkkaamista. Paras tapa selvittää, miten ryhtyä toimistoavustajaksi/vastaanottovirkailijaksi, on lukea erilaisia työkuvauksia ja ottaa huomioon kunkin työnantajan mainitsemat pätevyysvaatimukset työn menestymisen kannalta.
Useimmissa tapauksissa sinun on suoritettava lukion koulutus tai vastaava pätevyys, mutta saatat silti pystyä toimistoavustajaksi/vastaanottovirkailijaksi, jos pystyt osoittamaan, että sinulla on matematiikan ja tietokoneen taidot sekä poikkeuksellinen viestintä taitoja. Sinun on oltava vuorovaikutuksessa asiakkaiden ja muiden työntekijöiden kanssa, mikä tarkoittaa, että viestintätaitosi on oltava esimerkillisiä. tämä sisältää sähköpostien kirjoittamisen ja puhelimessa puhumisen. Useimmat työnantajat odottavat, että pukeudut asianmukaisesti ja tervehdit asiakkaita heidän tullessaan rakennukseen. Kun sinusta tulee toimistoavustaja/vastaanottovirkailija, olet usein ensimmäinen asiakas, jonka asiakkaat näkevät, joten on tärkeää, että käyttäytyminen on aina miellyttävää.
On mahdollista ilmoittautua yhteisön korkeakoulun tai jopa lukion tarjoamaan kurssiin. Tällaiset kurssit valmistavat sinut toimistoavustajaksi/vastaanottovirkailijaksi opettamalla sinulle eri tietokoneohjelmien perusteet, toimistolaitteet ja yleiset työtehtävät, kuten arkistoinnin ja sanelun. Joudut maksamaan näistä kursseista omasta taskustasi, mutta tällaisten valtakirjojen saaminen tekee sinusta yleensä arvokkaamman työnhakijan ja auttaa sinua löytämään työn helpommin.
Muussa tapauksessa voit ryhtyä toimistoavustajaksi/vastaanottovirkailijaksi joissakin tilanteissa ilman aiempaa kokemusta, mutta sinun on odotettava työkoulutusta ensimmäisten viikkojen tai kuukausien aikana. Tämä tarkoittaa usein työskentelyä kokeneemman vastaanottovirkailijan tai esimiehen, joka tuntee toimiston päivittäiset toiminnot, ohjauksessa ja valvonnassa. Jos päätät saada työpaikan tällä tavalla, on tärkeää kirjoittaa vahva ansioluettelo, jonka voit lähettää mahdollisille työnantajille. Tässä asiakirjassa on esitettävä kaikki vahvuutesi, aiemmat kokemuksesi ja koulutuksesi, jotka oikeuttavat sinut toimistoavustajan/vastaanottovirkailijan tehtävään.