Urapolku, joka sallii tulla varapääjohtajaksi, jota yleisesti kutsutaan myös apulaisrehtoriksi, edellyttää yleensä vähintään neljän vuoden korkeakoulututkintoa ja maisterin tutkintoa koulutuksessa tai koulutusjohtajuudessa. Monet vararehtorit suorittavat myös maisterin jälkeisen työn Rank 1- tai PhD-ohjelman muodossa. Monet korkeakoulut ja yliopistot ympäri Yhdysvaltoja tarjoavat erityisohjelmia ihmisille, jotka haluavat tulla vararehtoriksi tai muuten ansaita koulutushallinnon sertifikaatin.
Useimmissa Yhdysvaltain osavaltioissa ja koulupiireissä henkilöllä on oltava vähintään kolmen vuoden menestyvä luokkaopetuskokemus ennen kuin hän hakee työtä hallintoon. Järjestelmänvalvojien on myös tyypillisesti läpäistävä standardoitu testi tai testit osana osavaltioittain vaihtelevaa lisensointiprosessia. Monissa osavaltioissa esitetään yksityiskohtaisesti prosessi ja hahmotellaan tarvittavat vaiheet varapääjohtajaksi tai muuksi koulun ylläpitäjäksi valtion virallisilla verkkosivuilla.
Apulaisrehtorin keskeisiin työtehtäviin kuuluu oppilaiden kurinalaisuuden hoitaminen, opetussuunnitelmatarpeiden hallinta ja toteuttaminen, budjettiasioiden valvonta, opettajien ja sertifioimattoman henkilöstön palkkaaminen ja arviointi, hallituksen ja henkilöstön kokousten osallistuminen, yhteys piirin ja yhteisön välillä ja tarjoaa yleistä apua ja valvontaa monenlaisissa koulun toiminnoissa ja toiminnoissa. Yleensä menestyvän vararehtorin tulee olla tehokas kommunikaattori, hänellä on oltava erinomaiset organisointitaidot ja hän pystyy edistämään vahvaa oppimisympäristöä. Kuten kaikki ylläpitäjät, varapääjohtaja tai apulaisjohtaja työskentelee enemmän päiviä kalenterivuodessa kuin luokkaopettaja – lähempänä 245 päivää kuin 187 päivää. Useimmat ihmiset, joista tulee varapääjohtaja, työskentelevät 50–60 tunnin viikolla koulun aikana ja 40 tunnin viikolla kesäkuukausina.
Varapääjohtajan on säännöllisesti osallistuttava koulun tapahtumiin, tilaisuuksiin ja kokouksiin kouluajan jälkeen. Kansallisten koulutusuudistusliikkeiden, kuten NoLeft Left Behind (NCLB), myötä julkisten koulujen ylläpitäjien vastuu on lisääntynyt. Tämä tarkoittaa sitä, että vararehtorien odotetaan varmistavan, että koulut, joissa he työskentelevät, täyttävät kaikki valtion ja kansalliset akateemiset standardit. Kaikilla valtioilla on protokolla vaikeiden tai vaatimustenvastaisten koulujen tunnistamiseksi, ja järjestelmänvalvojat voidaan irtisanoa, pyytää eroamaan tai nimetä uudelleen, jos heidän koulunsa eivät täytä vähimmäisvaatimuksia.
Yksityisellä sektorilla työskentelevät ylläpitäjät ja opettajat ansaitsevat yleensä huomattavasti vähemmän kuin julkisesti palkatut kollegansa. Yksityisellä sektorilla opettavat voivat kuitenkin mainita muita työhyötyjä selittäessään työvalintansa.