Viestintäjohtaja valvoo sisäistä ja ulkoista viestintää julkisella ja yksityisellä sektorilla. Viestintäjohtajaksi tuleminen edellyttää yleensä aiempaa kokemusta viestinnästä tai suhdetoiminnasta. Myös korkeakouluopetusta odotetaan useimmissa tapauksissa. Kandidaatin tai ylempi tutkinto joukkoviestinnässä, suhdetoiminnassa, journalismissa tai siihen liittyvällä alalla vaaditaan yleensä, kun halutaan tulla viestintäjohtajaksi.
Viestintäjohtajan asema on johtava rooli, joten ihmiset, jotka saavuttavat tehtävän, pääsevät sinne siirtymällä urapolulle. He aloittavat usein uransa työskentelemällä yliopiston harjoittelijoina viestintäalalla. Harjoittelukokemuksen saamisen jälkeen heidät palkataan organisaatioon lähtötason viestintä- tai suhdetoiminta-asiantuntijana. Esittelemällä lisää tietämystä ja asiantuntemusta alalla mahdolliset viestintäjohtajat siirtyvät asteittain ylempiin tehtäviin.
Viestintäjohtajaksi tulemisen askeleita ovat esimiestehtävät tietyillä viestintäalueilla, kuten mediasuhteissa tai työntekijöiden viestinnässä. Muita aloja ovat hallitussuhteet, yhteisösuhteet ja markkinointiviestintä. Suuressa organisaatiossa kullakin viestintäalueella on usein oma johtaja ja henkilöstö, ja he raportoivat viestintäjohtajalle. Henkilöllä, joka haluaa tulla viestintäjohtajaksi, pitäisi olla kokemusta monista, ellei kaikista, tietyistä viestintäalueista.
Johtajuus ja johtamiskyky ovat välttämättömiä viestinnän johtajaksi ryhtymiseksi. Edellytämme vahvaa kirjoitustaitoa. Hyvät ihmiset ja tiimityötaidot ovat tärkeitä, samoin kuin lähtevä ja innostunut persoonallisuus. Viestintäjohtajat neuvovat organisaation huippujohtajia viestintästrategiassa, joten itseluottamus on välttämätöntä. Hyvä julkisen puhumisen taito on välttämätöntä lehdistötilaisuuksien, kenttämediapuheluiden ja viestintäsuunnittelutiimien koordinoimiseksi.
Ihmiset, jotka haluavat vahvistaa johtamistaitojaan, voivat ehkä hyödyntää työpaikkansa tai paikallisten oppilaitosten tarjoamia luentoja ja seminaareja. Julkisen puhumisen taitoja voidaan hioa kansainvälisten järjestöjen, kuten Toastmastersin ja muiden, kautta. Lukion ja korkeakoulun sanomalehdet voivat tarjota opiskelijoille tilaisuuksia saada kirjoituskokemusta. Viestintäalan ammattijärjestöt, kuten International Association of Business Communicators (IABC), tarjoavat myös koulutusmahdollisuuksia ja niillä on usein opiskelijalukuja.
Joissakin organisaatioissa viestintäjohtajia kutsutaan myös viestintäjohtajaksi. Muita rooleja ovat lehdistösihteeri, suhdetoiminnan johtaja ja julkisten asioiden johtaja. Käytetty nimi riippuu organisaatiosta.