Yleensä virtuaalitoimiston assistentiksi tulemisen edellyttämä vähimmäisvalmistautuminen on lukion tutkinto ja jonkinlainen toimistokoulutus. On olemassa yhteisöoppi- ja ammattikouluohjelmia sekä verkkokoulutusvaihtoehtoja henkilölle, joka haluaa tulla virtuaalitoimiston avustajaksi, ja monet ihmiset, joilla on perinteinen liike- tai johtotutkinto, voivat tulla virtuaalitoimiston avustajiksi. Erikoistuakseen tai siirtyäkseen oikeudelliseen tai lääketieteelliseen tehtävään voidaan suorittaa lisäkoulutusta ja monissa tapauksissa sertifiointia. Jos henkilö on itsenäinen ammatinharjoittaja, lisävaatimuksia voivat olla investoinnit toimistolaitteisiin.
Virtuaalitoimiston avustajalla on olennaisesti sama työnkuva kuin perinteisellä toimistoavustajalla, paitsi että hän työskentelee tyypillisesti kotitoimistostaan freelancerina. Monissa tapauksissa virtuaalitoimistolla on useita etuja perinteiseen toimistoympäristöön verrattuna. Esimerkiksi etätyö on usein helpompaa työntekijöille, ja se voi olla kustannustehokkaampaa molemmille osapuolille.
Tyypillisiä toimistotyöntekijän tehtäviä ovat hallinnolliset tehtävät, kuten perustietojen syöttäminen sekä tiedostojen ja tietueiden ylläpito. Muita yleisiä toimintoja ovat asiakirjojen lähettäminen sähköpostitse, sähköpostitse lähettäminen ja faksaaminen sekä liikekirjeiden ja raporttien kirjoittaminen. Toimiston avustajat ovat usein vastuussa budjettitietojen seurannasta sekä tapaamisten ja matkajärjestelyjen järjestämisestä myös esimiehilleen. Virtuaalinen avustaja voi myös keskittyä tiettyyn markkinarakoon – hän voi esimerkiksi työskennellä julkaisemisessa virtuaalisen tekijän avustajana; toiset palkataan nimenomaan lailliseen tai lääketieteelliseen transkriptioon.
Tullakseen virtuaalitoimiston avustajaksi voi kouluttaa seuraamalla perinteistä reittiä sihteeritaitojen oppimiseen lukiossa ja suorittamalla sitten yhden tai kahden vuoden toimistohallinto-ohjelman ammatillisessa teknillisessä koulussa tai yhteisöopistossa. Yhteisön oppilaitokset tarjoavat yhä enemmän myös ohjelmia erityisesti virtuaalitoimiston avustajille. Esimerkkejä kursseista ovat tietotekniikka ja verkkosivujen suunnittelu sekä perinteiset taidot, kuten transkriptio ja kirjanpito.
Paikallisen koulun käymisen sijasta joku, joka haluaa tulla virtuaalitoimiston avustajaksi, voi suorittaa koko opintojaksonsa verkossa. Useat organisaatiot tarjoavat valmennus- ja koulutusohjelmia vaihtelevalla hinnalla. Vaikka sertifikaatti ei ole välttämätön virtuaalitoimiston avustajaksi, sertifikaatin voi saada International Virtual Assistants Associationin (IVAA) kautta. Se tarjoaa sertifioidun virtuaalisen avustajan, eettisesti tarkistetun virtuaalisen avustajan ja kiinteistöjen virtuaalisen avustajan nimet. Saatavilla on myös useita oikeudellisten sihteerien sertifiointiohjelmia.
Jotkut perustaidot, joita yleensä vaaditaan virtuaalitoimiston avustajaksi, sisältävät hyvän suullisen ja kirjallisen viestinnän sekä liiketoimintaetikettitiedot. Monissa toimistotöissä vaaditaan usein tehokasta konekirjoitustaitoa, ja yksityiskohtien huomioiminen sekä monitehtäväkyky katsotaan myös tärkeiksi. Lisäksi freelancer tarvitsee tyypillisesti tiettyjä laitteita kotitoimiston perustamiseksi. Hän käyttää yleensä vähintään tietokonetta, tulostinta, puhelinta ja faksia.