Vaihtovirkamies on yhden maan sotilasupseeri, joka palvelee toisen maan armeijaa vastavuoroisen vaihdon kautta. Tällaisen vaihdon tarkoituksena on helpottaa sotilaallisten strategioiden ja logistiikan koordinointia yhteisten operaatioiden aikana. Vaihtovirkamieheksi hakeutuvan sotilasupseerin on milloin tahansa uransa aikana osoitettava esimiehilleen muutamia keskeisiä ominaisuuksia sen lisäksi, että se täyttää vastaanottavan maan kriteerit. Tehtävään hakeminen tapahtuu yleensä yhdellä kolmesta tavasta: upseeri ottaa yhteyttä hänen urapäällikkönsä, armeija nimeää upseerin tällaiseen tehtävään tai upseeri vastaa listalle merkityn virkaan vaihto -upseeriksi. Vaihtovirkamiehenä toimiminen tarkoituksellisena urakehityksenä voi valmistaa upseeria ottamaan johtotehtäviä yhteisoperaatioteatterissa.
Ensimmäisenä askeleena vaihto -upseeriksi ryhtymisessä ehdokkaan on saatava toimeksianto maansa armeijan upseerina tai upseerina. Vaikka vaiheet vaihtelevat tällaisten toimeksiantojen saamiseksi, upseeri saa yleensä tämän aseman joko suoran toimeksiannon kautta ammatillisen asiantuntemuksen ja pätevyyden vuoksi tai valmistuttuaan upseerikoulutuksesta. Päälliköt saavat yleensä toimeksiantonsa runsaalla asepalveluksella ammatillisella erikoisuudellaan, mikä mahdollistaa läsnäolon ja valmistumisen upseerikoulutuskoulusta ja saa siten toimeksiannon maansa hallituksen päämieheltä. Isäntämaat ovat usein kiinnostuneita mahdollisesta vaihtovirkailijan akateemisesta suorituksesta; siksi mahdollisten virkamiesten tulisi pyrkiä korkeimpiin akateemisiin saavutuksiin.
Saatuaan tehtävän virkamiehenä vaihto -virkailijaksi hakevien on hankittava kokemusta tehtävistään ennen tällaisen virkan harkitsemista. Vaihtovirkamiesohjelmat tarvitsevat johtajia, jotka voivat osoittaa tahdikkuutta ja diplomatiaa samalla kun heillä on korkea sisäinen motivaatio. Vieraiden kielten oppiminen on myös tärkeää, koska tällaisia taitoja tarvitaan yleensä isäntämaassa. Suorituskyky työssä on äärimmäisen tärkeää, ja virkailijoiden tulisi tehdä kaikkensa varmistaakseen, että heidän suorituksensa ylittävät odotukset roolissaan.
Vaihtovirkailijaksi hakeminen edellyttää vastaamista saman palkkaluokan ja sotilasammattilaisen (MOS) virkamiehen jälkeiseen pyyntöön. Tällaisissa lähetyksissä luetellaan yleensä, mitä ammatteja harkitaan, ja vaadittava sijoitus tehtävän täyttämiseksi. Tämän jälkeen upseerin sotilasjärjestö suorittaa haastatteluja ja arvioi ehdokkaan ja välittää upseerin tiedot isäntävaltiolle, jos hän on sopiva. Vastaanotettuaan isäntävaltio tarkistaa tiedot, tarkistaa akateemiset saavutukset, tarkistaa ammatillisen suorituksen ja suorittaa turvatarkastuksia ennen lopullisen päätöksen tekemistä. Ilmoitus lopullisesta päätöksestä tulee upseerin komentoketjun kautta sekä mahdolliset erityiset ohjeet ja seuraavat toimenpiteet, jos ne valitaan.