Kokouspöytäkirja on kirjallinen muistio tärkeimmistä käsitellyistä aiheista ja kokouksen aikana tehdyistä päätöksistä. Hallituksen muodollisessa kokouksessa hallituksen sihteeri vastaa yleensä kokousten pöytäkirjojen kirjaamisesta, joita pidetään sitten tärkeinä oikeudellisina asiakirjoina. Monet kokoukset alkavat tarkastamalla edellisen kokouksen pöytäkirjat, jotka on asetettu korkealle kokouksen esityslistalle. Jos kokouksen osallistujat ovat yhtä mieltä siitä, että nämä pöytäkirjat vastaavat tarkasti edellisen kokouksen aikana tapahtunutta, ne hyväksytään virallisesti nykyisessä kokouksessa.
Kokouksen pöytäkirjojen kirjaamisesta vastaava henkilö kirjoittaa usein tärkeitä kohtia tapaamisen aikana, kuten mitä tärkeitä aiheita keskusteltiin, mitkä tärkeät lausunnot ja kysymykset esitettiin ja kenen toimesta ja mitkä toimenpiteet tai tehtävät syntyivät kokouksessa ja kenelle heidät on määrätty. Nämä muistiinpanot, jotka on kirjoitettu lyhennettynä, kirjoitetaan sitten viralliseen asiakirjaan, joskus joku muu kuin muistiinpano, ja asiakirja säilytetään kokouksen edistymisen kirjana. Henkilö, jolla on pöytäkirja, toisinaan myös tallentaa kokouksen nauhurille käsin tehtävien muistiinpanojen sijasta tai sen lisäksi. Nauha voidaan sitten liittää diktafoniin, jotta tallenne voidaan kopioida viralliseksi pöytäkirjaksi.
Virallinen kokouspöytäkirja -asiakirja alkaa yleensä mainitsemalla yrityksen tai organisaation nimi; kokouksen paikka, aika ja päivämäärä; ja luettelo kokouksessa läsnä olevista ihmisistä (osallistujat). Seuraavaksi pöytäkirjassa on mainittava kappaleessa tai luetelmakohdassa, mitkä aiheet käsiteltiin kokouksessa, ja ne on kirjoitettava siinä järjestyksessä, jossa niistä keskusteltiin. Kun yksittäinen henkilö esittää tärkeän asian, puhujan nimi on liitettävä kohtaan sellaisena kuin se kirjataan pöytäkirjaan. Puhujan pointin parafraasi on yleensä hyväksyttävää minuutteina sanallisten lainausten sijasta.
Koska kaikkea kokouksen aikana sanottua ei voida tai pitäisi sisällyttää pöytäkirjaan, hyvä nyrkkisääntö on varmistaa, että kaikki organisaation tekemät viralliset päätökset ja päätökset pidetään etusijalla. Kaikki kokouksen aikana esitetyt taloudelliset raportit tai lausunnot tai käsitellyt oikeudelliset asiat on myös sisällytettävä kokouksen pöytäkirjaan.