Kuolintodistuksen saamismenettely riippuu sijainnista. Jokaisella paikkakunnalla on omat menettelyt, lomakkeet ja tiedot, joita tarvitaan kuolintodistuksen saamiseen. Monissa paikoissa vaaditaan joitakin samoja kohteita, kuten tietoja siitä, oletko oikeutettu kuolinsyyn saavaan todistukseen, tiedot varmennetta pyytävästä henkilöstä, tiedot todistuksessa mainitusta henkilöstä, tarvittavan todistuksen tyyppi ja maksu todistuksesta .
Useimmissa paikoissa on yksityisyyslakien vuoksi rajoituksia sille, kuka voi saada kuolintodistuksen, jossa mainitaan kuolinsyy. Yleensä puoliso, lapset, lastenlapset, vanhemmat ja sisarukset ovat ainoat ihmiset, jotka voivat pyytää kuolintodistusta, joka sisältää kuolinsyyn. Muut ihmiset voivat edelleen pyytää kuolintodistusta, mutta siinä ei luetella kuolinsyyä. Jotkut paikkakunnat sallivat suuren yleisön saada tiettyjen vuosien kuluttua ja yksityisyyslakien soveltamisen jälkeen kuolintodistuksen, jossa luetellaan kuolinsyy.
Kun pyydät kuolintodistusta, sinun on todennäköisesti täytettävä lomake, jossa luetellaan henkilökohtaiset tietosi. Nämä ovat yleensä perustietoja, kuten nimesi, osoitteesi ja pyyntösi syy. Henkilötietojesi lisäksi sinua pyydetään antamaan tietoja kuolintodistuksessa mainitusta henkilöstä. Saatat tarvita henkilön nimen, kuolinpaikan ja kuolinpäivän.
Osa täytettävästä lomakkeesta saattaa vaatia tarvittavan kuolintodistuksen tyypin. Yleensä sinulla on kaksi vaihtoehtoa varmennetyypille. Toinen voi olla jonkin tyyppinen varmennettu kopio ja toinen tavallinen kopio. Eri kopioiden välillä voi olla hintaero, joten on tärkeää tietää, minkä tyyppistä varmennetta tarvitset ennen kuin tilaat sen.
Useimmat paikat vaativat maksun kuolintodistuksen saamiseksi. Tämä on yleensä hyvin nimellinen maksu, jota käytetään kopiointi- ja toimituskulujen kattamiseen. Jos lähetät pyynnön postitse, sinua yleensä pyydetään maksamaan sekki tai maksumääräys postitse. Kuten aiemmin mainittiin, on tärkeää tietää, minkä tyyppistä varmennetta tarvitset, jotta voit välttää maksamasta useammasta kuin yhdestä varmenteesta, jos alun perin pyydetään väärää. Sinua saatetaan myös pyytää liittämään kopio kuvallisesta henkilöllisyystodistuksestasi, kuten ajokortti tai sotilaskortti, varmistaaksesi, että olet oikea henkilö, joka pyytää kuolintodistusta.