Saadakseen kopion todistetusta syntymätodistuksesta pyynnön esittäneen osapuolen on täytettävä syntymätodistushakemus. Tämä hakemus voidaan hankkia useilla tavoilla, yleensä sen lainkäyttöalueen elintärkeiden rekisterien toimistosta, jolla henkilö, jonka syntymätodistusta haet kopiota, on syntynyt. Syntymätodistushakemuksessa pyynnön esittäneen osapuolen on tyypillisesti täytettävä mahdollisimman paljon tietoja haetun syntymätodistuksen tunnistamiseksi. Kun hakemus on täytetty, pyynnön esittänyt osapuoli lähettää sen takaisin asianmukaiseen elintärkeiden asiakirjojen toimistoon, johon liittyy yleensä maksu.
Syntymätodistushakemukset yleensä antaa, vastaanottaa ja käsittelee lainkäyttöalueen elintärkeiden asiakirjojen toimisto. Yleensä jokainen, joka haluaa hankkia todistetun kopion syntymätodistuksesta, voi löytää tämän sovelluksen joko ottamalla yhteyttä asianomaiseen toimistoon puhelimitse tai lataamalla sen toimiston verkkosivustolta. Näiden sovellusten saatavuus yleisölle riippuu kuitenkin lainkäyttöalueen säännöistä.
Tavallinen syntymätodistushakemus edellyttää, että pyynnön esittänyt osapuoli syöttää mahdollisimman paljon tietoja henkilöstä, jonka syntymätodistusta he hakevat. Hakemuksessa voidaan esimerkiksi pyytää henkilön nimeä, päivämäärää ja syntymäpaikkaa sekä äidin ja isän nimeä. Syöttämällä henkilöstä niin paljon tietoja kuin syntymätodistushakemuksessa tiedetään, pyynnön esittänyt osapuoli auttaa osastoa löytämään pyydetyn syntymätodistuksen. Mitä enemmän tietoja syötetään, sitä paremmat mahdollisuudet henkilöllä on saada kopio syntymätodistuksesta.
Syntymätodistushakemuksen täyttämisen jälkeen pyynnön esittäneen osapuolen on palautettava täytetty hakemus asianmukaiseen elintärkeiden tietojen toimistoon tarvittavan maksun kanssa. Jotkin lainkäyttöalueet edellyttävät myös, että pyynnön esittänyt osapuoli toimittaa notaarin vannoman valalausunnon, jossa todetaan, että hän on lain nojalla valtuutettu vastaanottamaan kopion syntymätodistuksesta. On myös yleisiä tapauksia, joissa elintärkeiden asiakirjojen toimisto luopuu todennäköisesti maksusta. Esimerkiksi piirin asianajajat, jotka pyytävät kopiota syntymätodistuksesta lapsen elatustarkoituksiin, jätetään usein maksamatta. Lisäksi sotilaalliset veteraanit, jotka tarvitsevat kopion syntymätodistuksesta sotilaallisten etujensa määrittämiseksi, voivat myös vapauttaa maksunsa.