Jos työnantajallasi on kulukäytäntö, joka koskee työntekijöiden henkilökohtaisen ajoneuvon käyttöä yritystarkoituksiin, voit lähettää yrityksen menettelytapojen mukaisen pyynnön valtion kilometrikorvauksesta. Yhtiö kirjaa tämän korvauksen tuloveroilmoituksessaan toimintakulujen vähennykseksi valtion liiketoimintaan käytettävien ajoneuvojen valtion sääntöjen perusteella. Jos työnantajallasi ei ole vakuutusta tai jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja, ainoa tapa saada korvausta autosi käytöstä voi olla vähentää se korvaamattomana yrityskuluna henkilökohtaisessa tuloveroilmoituksessa riippuen paikalliset verokoodit. Tämä menetelmä ei yleensä teknisesti korvaa sinulle käteisellä maksettavaa korvausta hallitukselta. Sen sijaan vähennys alentaa verotettavaa tuloa niin, että maksat vähemmän veroja.
Valtiot yleensä antavat verokoodissaan säännöksiä, jotka koskevat yksityisomistuksessa olevan ajoneuvon yrityskäyttöä. Nämä säännökset luovat puitteet, joita työnantajien on käytettävä korvaamaan sinulle auton käyttö liiketoiminnassa. Säännöt noudattavat yritykset voivat vähentää työntekijöille tehdyt korvaukset liiketoiminnan kuluna yrityksen tuloveroilmoituksessa.
Yhdysvalloissa verokoodilainsäädännön mukaan voit laskea auton käytöstä maksettavan korvauksen joko käyttämällä tarkkoja kustannuksia tai käyttämällä kiinteää kilometriä. Valtion kilometrikorvauksen korko määräytyy kunkin hallituksen mukaan ja se voi muuttua vuosittain. Jos päätät käyttää kiinteää verokantaa, sinun on seurattava liiketoiminnallisia kilometrejä ja kerrottava se tuolloin voimassa olevalla valtion korolla. Joka vuosi voimassa oleva tai voimassa oleva korko löytyy aina hallituksen verkkosivuilta.
Valtion kilometrikorvaukset maksaa työnantaja työntekijän kustannuskäytännön mukaisesti. Työnantajasi ei kuitenkaan ole velvollinen korvaamaan sinua, samoin kuin sinun ei tarvitse käyttää henkilökohtaista autoa liiketoiminnan edistämiseen. Jos olet käyttänyt autoa liiketoiminnallisiin tarkoituksiin etkä ole saanut korvausta, voit vähentää valtion kilometrikorvauksen henkilökohtaisesta tuloveroilmoituksestasi.
Sinun on noudatettava tiettyjä muodollisuuksia, kun haet valtion ajokilometrikorvausta autosi käytöstä. Sinun on yleensä pidettävä matkalokia, joka ilmoittaa jokaisen työmatkan päivän, kellonajan, lähtöpaikan, loppusijainnin, kilometrimäärä ja tarkoituksen. Tämä loki on palautettava työnantajallesi korvauspyynnön mukana, jotta se on käytettävissä verotarkastuksen yhteydessä. Säilytä se osana tietojasi, jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja tai haet vähennystä henkilökohtaisesta tuloveroilmoituksestasi.