Virallisen passin turvaamismenetelmä riippuu suurelta osin sen myöntäneen lainkäyttöalueen laeista. Eri maissa ja osavaltioissa on omat menettelyt passin hakemiseen; on kuitenkin useita vaatimuksia, jotka pysyvät melko johdonmukaisina hakijan nykyisestä sijainnista riippumatta. Useimmissa maissa yksityishenkilöiden on laadittava useita virallisia virallisia asiakirjoja henkilöllisyytensä vahvistamiseksi sekä matkansa virallinen luonne. Useimpien, ellei kaikkien, hakijoiden on myös esiintyttävä henkilökohtaisesti maansa nimeämissä ulkoasiain- tai matkaosastoissa. Hallitus- ja sotilastehtävissä työskentelevät henkilöt saavat usein apua virallisen passin saamisessa omilta osastoiltaan.
Virallinen passi myönnetään henkilöille, joiden on matkustettava suorittaakseen tiettyjä palveluja valtiolle. nämä asiakirjat myönnetään usein hakijalle maksutta, toisin kuin tavalliset turistipassit. Voidakseen hakea sellaista henkilöiden tulee ensin hakea valtion valvomaan tehtävään, joka edellyttää ulkomailta matkustamista. Tähän voi kuulua muun muassa lääketieteellisiä tehtäviä, diplomaattista liiketoimintaa tai asepalvelusta. Vaikka osa näistä tehtävistä on avoinna yleisön vapaaehtoisille, useimmat niistä edellyttävät henkilökohtaista sitoutumista valtion virastoon.
Hakijat tarvitsevat vahvistuksen siitä, että heidän matkansa ovat virallisia asioita. Tämä tapahtuu usein valtion virkamiehen antamien varmennettujen asiakirjojen muodossa. Joissakin tapauksissa valtion myöntämä henkilökortti riittää. Toisissa tapauksissa suora puhelu toimistosta asiakirjan myöntäneelle elimelle riittää henkilön hakemiseen. Nämä tapaukset ovat kuitenkin suhteellisen harvinaisia, joten virallinen dokumentaatio on paras tapa vahvistaa.
Muu menettely on yleensä sama kuin tavallisen turistipassin hankkiminen. Virallisen passin hakijoiden on valmisteltava useita valtion myöntämiä asiakirjoja, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, syntymätodistus, valtion myöntämä ajokortti ja verotodistus. Matkatoimistot suosittelevat, että hakijat valmistelevat useita kopioita näistä asiakirjoista, koska jotkut matkatoimistot säilyttävät lähetetyt tiedostot.
Hakijoiden on myös varattava tapaaminen mahdollisille henkilökohtaisille esiintymisille. Jotkut osastot saattavat vaatia haastatteluun saapumista tai allekirjoittaa passin ja poseerata henkilöllisyystodistuksen. Käsittely- ja toimitusajat vaihtelevat hakijan maan ja sijainnin mukaan. Virallinen passi voidaan tarvittaessa myöntää myös hakijan puolisolle ja mahdollisille mukana oleville huollettaville. Henkilöiden, joilla on virallinen passi, olisi myös varmistettava, että heillä on vastaava viisumi määräpaikkaansa varten, koska molemmat asiakirjat vaaditaan matkustamiseen.