Liiketoimintaprosessikaavio kuvaa visuaalisesti liiketoimintaprosesseja askel askeleelta niiden parantamiseksi, ja mikä tahansa organisaatio voi luoda sen mihin tahansa prosessiin. Prosessikaaviot vaihtelevat monimutkaisuudeltaan ja muodoltaan, joten muoto, laajuus ja yksityiskohdat on määritettävä ennen luomista. Kun parametrit on asetettu, peräkkäiset prosessivaiheet voidaan dokumentoida graafisesti ja analysoida myöhemmin. Kaaviot voidaan luoda käyttämällä erilaisia tekniikoita käyttämällä tarralapuja, paperia tai erikoistuneita tietokoneohjelmistoja. Usein pienet ihmisryhmät luovat kaavioita perusteellisuuden varmistamiseksi.
Liiketoimintaprosessikaavion laajuuden ja rajojen määrittäminen edellyttää valitun prosessin panosten, vuorovaikutusten ja tulosten ymmärtämistä. Hyvin monimutkaiset tai monilla organisaatiotasoilla tapahtuvat prosessit on ehkä jaettava useisiin kaavioihin. Aluksi harkitsemalla, mitkä prosessit piirretään ja niiden laajuudet voidaan varmistaa, että hyödyt ovat suuremmat kuin luomisen kustannukset.
Yksityiskohtaisuudesta riippumatta liiketoimintaprosessikaavio on vain yhtä hyödyllinen kuin siihen menevät tiedot. Tiimien kartoittaminen, joissa on jäseniä prosessin eri vaiheista, voi siksi tarjota arvokasta tietoa, jonka yksittäinen luoja voi jättää huomiotta. Huolimatta prosessin koosta tai mukana olevien työntekijöiden määrästä, tiimien tulisi kuitenkin olla riittävän pieniä hallittaviksi.
Liiketoimintaprosessikaavio voidaan luoda paperille, tarralapuilla tai tietokoneohjelmien ja erikoistuneiden liiketoimintaprosessiohjelmistojen avulla. Paperilla tai tarralapuilla työskentelyn etuja ovat luomisen nopeus, lyhyempi koulutusaika ja helppo käsittely. Tietokonepohjainen kaavio sisältää pidemmän koulutusprosessin, mutta se pidentää käyttöikää, helpottaa tiedonsiirtoa ja voidaan liittää suoraan liiketoimintaprosessien hallintaohjelmistoon.
Toinen muotoilun osa sisältää mallinnusmerkintöjen valitsemisen. Business Process Modeling Notation, joka on luotu Business Process Management Initiativen avulla, on esimerkki standardoidusta graafisesta merkintäjärjestelmästä prosessikaavioille. Standardoidut merkintäjärjestelmät voivat helpottaa kaavioiden osastojen välistä tai yritysten välistä viestintää valmistumisen jälkeen. Esimerkiksi liiketoimintaprosessien mallintamerkinnät käyttävät suorakulmioita toimintojen esittämiseen, timantteja päätösten edustamiseen ja eri nuolia järjestyksen näyttämiseen. Muita standardoituja merkintöjä on kuitenkin olemassa; merkintöjä voidaan myös improvisoida.
Kun laajuus, muoto ja kartoitusryhmä on valittu, prosessivaiheet voidaan esittää graafisesti kaavion täydentämiseksi. Eri prosessivaiheiden aivoriihi kartoitustiimin kanssa on yksi tapa täydentää dokumentaatiota. Valittujen merkintästandardien noudattaminen tässä vaiheessa voi myös helpottaa luomista. Prosessikartan vaatima yksityiskohtaisuus määrää tarvittavat tiedot jokaisessa vaiheessa, joka voi sisältää viiveitä, asiakkaiden vaikutelmia ja ulkoisia vaikutuksia.
Useat luonnokset ja prosessikaavion tarkistukset voivat varmistaa, että kaikki vaiheet on dokumentoitu. Yksi tapa tehdä tämä on kävellä prosessi reaaliajassa kartoitustiimin kanssa. Jos prosessi tekee tämän mahdottomaksi, arviointi voidaan tehdä jakamalla kopiot liiketoimintaprosessikaaviosta tiimin jäsenten tai työntekijöiden kesken. Liikeprosessikaavion täyttäminen tarjoaa käyttäjille visualisoinnin liiketoimintaprosessista alusta loppuun, mikä voi auttaa liiketoimintaprosessien hallinnassa ja optimoinnissa.