Liiketoimintaprosessin vuokaavio kuvaa yrityksen tietyn liiketoiminnan työnkulkua. Tämä saavutetaan luomalla liiketoimintaprosessikarttoja, jotka osoittavat yrityksen tiettyjä toiminnallisia alueita. Vuokaavio on täydennetty luomalla piirustus vaiheista, jotka tarvitaan tietyn yrityksen työn loppuun saattamiseksi. Jokainen prosessivaihe tulee esittää suorakulmion muodossa, jota seuraa yhdysviiva, joka määrittää tietyn prosessin kulun.
On monia automaatiotyökaluja, jotka voivat auttaa liiketoimintaprosessien vuokaavion luomisessa. Näitä voi ostaa kaupallisesti tai ladata ilmaiseksi Internetistä. Automaatiotyökalu tarjoaa menetelmän kaapata ja säilyttää vuokaaviot tulevaa tarkastelua varten.
Vuokaavion luominen ei vaadi kehittyneitä ohjelmistotyökaluja. Suurin osa asiakirjoista voidaan suorittaa keskimääräisellä vuokaavio -ohjelmistolla. Vuokaavio esittää vaiheet ja tehtävät hierarkkisessa muodossa. Vuokaavion tulee dokumentoida koko prosessi alusta loppuun.
Liiketoimintaprosessin vuokaavion pitäisi alkaa kuvaamalla tiettyä prosessia, jonka yritys suorittaa. Yrityksen osastoihin perustuvien vuokaavioiden luominen voi parantaa kunkin yrityksen tuotteen tai palvelun suorituskykyä. Kun kullekin osastolle tai toiminnolle on laadittu vuokaaviot, voidaan käyttää muita vuokaavioita kunkin liiketoimintayksikön elementin selittämiseksi.
Esimerkki liiketoimintaprosessista voi olla Internet -myyntiyhtiö, joka käyttää yksinkertaista ostoskorisovellusta. Tämän toiminnon liiketoimintaprosessikaavio määrittelee, miten kuluttaja on vuorovaikutuksessa ostoskorin kanssa ostaakseen tuotteita. Tämä vuokaavio dokumentoi ostoskokemuksen jokaisen vaiheen. Näihin vaiheisiin tulisi kuulua asiakashallinta, varastot ja taloushallinnon prosessit.
Liiketoimintaprosessin vuokaavio on suunniteltava käytettäväksi yrityksen muiden osastojen käytössä. Jokainen vuokaavio, joka kuvaa yrityksen toimintoa, on moduuli, jota muut yrityksen osastot voivat käyttää. Tämän vuokaavion pitäisi selittää tietty tehtävä mahdollisimman pienellä tasolla.
Varastonhallinta on esimerkki tietystä vuokaaviosta. Varastoprosesseja käyttävät asiakasmyyntijärjestelmät, varastonhallinta ja kokoonpanolinjan valmistusprosessit. Luomalla kullekin prosessille vuokaavion organisaatiolla on dokumentoidut menettelyt yrityksen toiminnasta.
Prosessin vuokaaviot tulisi luoda liiketoiminnan ymmärtävien aiheasiantuntijoiden. Tämä varmistaa, että vuokaavio edustaa normaalin liiketoiminnan aikana tapahtuvaa toimintaa. Useimmat liiketoiminnan uudelleensuunnittelutyöt sisältävät liiketoimintamalliasiantuntijoiden yhteistyötä liiketoiminta-alan asiantuntijoiden kanssa.