Muutoksenhallintasuunnitelmat on otettava huomioon jokaisessa yrityksessä, ja niiden on vastattava yrityksen ja sen työntekijöiden tarpeisiin muutoksen aikana. Muutoksenhallintasuunnitelman osia ovat taloudellinen suunnittelu, logistinen suunnittelu, työvoiman suunnittelu ja psykologinen suunnittelu. Jokainen muutoksenhallintasuunnitelman osa on välttämätön sen menestymisen kannalta, ja usein huomaat, että toteutat kaikki neljä suunnittelutyyppiä kerralla, jotta muutos voidaan koordinoida parhaiten. Yksi olennainen askel kaikissa tehokkaissa muutoksenhallintasuunnitelmissa on luoda löysä virheitä, joihin voi sisältyä taloudellista löysyyttä tai ylimääräistä aikaa odottamattomien muutosongelmien ratkaisemiseksi.
Muutoksenhallintasuunnitelmaa laadittaessa yksinkertaisia ensimmäisiä askeleita ovat tavoitteiden asettaminen ja virstanpylväät menestyksen mittaamiseksi. Tavoitteisiin voi sisältyä budjetti, muutoksen valmistumisen arvioidut päivämäärät ja arvioidut hyödyt, jotka yrityksen pitäisi saada muutoksesta. Taloudellisten tavoitteiden ja aikataulun virstanpylväiden asettaminen voi auttaa ohjaamaan ja mittaamaan muutoksen etenemistä. Varmista, että varaat suunnitelmassasi aikaa prosesseille, jotka vievät aikaa, kuten muutokseen tarvittavien materiaalien tai tuotteiden valmistus tai fyysiset muutokset, kuten muutto tai uudistus.
Toinen tärkeä osa muutoksenhallintasuunnitelmaa on fyysisten resurssien asettaminen muutokselle saataville siinä muutosvaiheessa, jossa niitä tarvitaan. Jos esimerkiksi koulutat joitain yhteistyökumppaneita uudella tietokoneohjelmalla ja tietokoneen toimitus ei saavu ajoissa, jotta verkonvalvojat voivat saada järjestelmän verkkoon koulutukseen, tämä voi aiheuttaa viiveitä, jotka vaikuttavat muutoksenhallintasuunnitelman yleiseen onnistumiseen . Resurssien suunnitteluun voi sisältyä myös muutokseen liittyvään fyysiseen työhön tarvittavan työvoiman suunnittelu, kuten huonekalujen siirtäminen tai kennojen sijoittaminen toimistorakennukseen.
Älä tee muutosta ennen kuin olet laatinut muutoksen taloudelliset tiedot. Käytä yrityksesi kirjanpitoaineistoa saadaksesi selkeän kuvan yrityksen taloudesta muutokseen. Tämä ei ainoastaan auta sinua suunnittelemaan kuluja muutoksen aikana, vaan auttaa myös määrittämään, onko muutoksen toteuttaminen onnistunut. Muutoksen aloittaminen voi olla katastrofaalista yritykselle, jos sillä ei ole tarpeeksi rahaa muutoksen rahoittamiseen. Budjetoimalla ja suunnittelemalla muutoksen taloudellisia tietoja voit auttaa suojautumaan rahavirheiltä muutoksen aikana, jotka voivat vaikuttaa tuotantoon ja keskeyttää liiketoimintasi.
Vaikka siihen liittyy enemmän emotionaalisia näkökohtia kuin liike -elämän järkeä, muutoksen inhimillisten ja psykologisten vaikutusten aika on välttämätöntä tehokkaan suunnitelman tekemiseksi. Kun ihmiset otetaan käyttöön muutoksessa, heidät on koulutettava käyttämään uutta järjestelmää. He voivat usein stressaantua ja vastustaa muutosta suoraan tai kieltäytymällä käyttämästä uutta järjestelmää. Ihmisten ongelmien ennaltaehkäisy muutoksella alkaa tehokkaasta viestinnästä. Tehokas viestintä sisältää säännöllisiä kokouksia, jotka järjestetään vähintään kerran viikossa, tehokasta palautteen antavaa koulutusta ja avoimen oven henkilökohtaiseen kommunikointiin työntekijöiden kanssa, joilla on ongelmia muutoksen kanssa.