Ylityötä voi vähentää useilla tavoilla, mutta paras tapa riippuu usein yrityksesi erityistarpeista ja toiminnasta. Yksi ensimmäisistä asioista, jotka sinun tulee harkita, on yrityksesi ylityön syy ja onko sinun todella tarpeen vähentää sitä. Jos sinun on vähennettävä ylitöitä, sinun on harkittava uudelleenjärjestelyjä tai työaikataulujen ja projektien valmistumisaikataulujen parempaa hallintaa. Sinun tulisi myös harkita mahdollisuutta laajentaa toimintaasi, mikä voi olla halvempaa kuin meneillään olevat ylityökustannukset.
Ylityö on eräänlainen taloudellinen korvaus, joka maksetaan työntekijöille, jotka työskentelevät yli tietyn tuntimäärän viikossa. Esimerkiksi Yhdysvalloissa työntekijät ovat yleensä oikeutettuja ylityöhön, kun he työskentelevät yli 40 tuntia viikossa. Tähän on kuitenkin joitain poikkeuksia, kuten esimiehet ja muut toimihenkilöt, joille taataan tietty palkka riippumatta siitä, kuinka monta tuntia he työskentelevät viikossa.
Jos sinun on vähennettävä ylityökorvauksia, sinun on ensin harkittava ylityön lähdettä yrityksessäsi. Sinulla voi esimerkiksi olla yksi tai kaksi työntekijää, jotka ovat joutuneet melko riippuvaisiksi ylityökorvauksista, ja on mahdollista, että he käyttävät väärin järjestelmää saadakseen edelleen korotettua palkkaa. Jos näin on, sinun tulee puhua näiden työntekijöiden kanssa ja varoittaa heitä siitä, että he joutuvat työskentelemään vain määrätyn ajan viikossa eivätkä mene yli. On myös mahdollista, että sinulla on suurempi ylityöongelma, jolloin sinun on ehkä keskityttävä parempaan ajanhallintaan yrityksesi kanssa ylitöiden vähentämiseksi.
Ylityöt voivat johtua ajan huonosta hallinnasta ja työntekijöiden aikataulusta. Jos tämä on aiheuttanut ylityöongelmia yrityksellesi, sinun kannattaa tarkastella tapoja, joilla voit vähentää ylitöitä muuttamalla ajoituskäytäntöjä. Voit esimerkiksi luoda joustavampia aikatauluja työntekijöille, joilla on perhevelvollisuuksia, ja samalla luoda enemmän tilaa yrityksesi aikataululle hankkeille, jotka suoritetaan ilman ylitöitä. On myös mahdollista, että sinun ei todellakaan tarvitse lyhentää ylitöitä, ja saatat huomata, että ylitöitä tapahtuu vain tiettyinä aikoina, kun se on hyväksyttävää ja sitä kompensoi lisääntynyt tuotanto ja tulot.
Jos huomaat, että ylityöt ovat edelleen jatkuva ongelma, vaikka aikataulujen muutoksista ja yksittäisten ongelmien tai järjestelmän väärinkäytösten poistamisesta kannattaa harkita liiketoiminnan laajentamista. Ylityöt voivat johtua riittämättömistä tuotantovälineistä tai liian vähäisestä henkilöstöstä tehtävien suorittamiseen tai palvelujen tarjoamiseen asiakkaille. Sinun pitäisi harkita uutta laitteistoa tai lisää työntekijöitä vähentääksesi ylitöitä ja parantaaksesi koko yrityksesi tuottavuutta. Tämä tulisi tehdä vasta liiketoimintatarpeidesi ja tuotantosi analysoinnin jälkeen, koska uusien työntekijöiden palkkaaminen voi olla kalliimpaa kuin ylityökorvaus.