Minkä tahansa työntekijän lisääminen tiimiin voi aiheuttaa ahdistusta, mutta kun on valittava henkilökohtainen avustaja, siihen liittyy vielä enemmän huolenpitoa. Henkilökohtainen avustaja edustaa työnantajaa. Yleensä avustaja ottaa puheluita, sovi tapaamisia ja toimii usein yhteyshenkilönä työnantajan ja asiakkaan välillä. Ensimmäisenä yhteyspisteenä avustajan on suunniteltava ystävällinen ja ammattitaitoinen käytös ja oltava hyvä käsitys arvoista ja tehtävistä, joita yritys haluaa esittää.
Henkilökohtaisen avustajan valitsemiseksi on ensin laadittava työkuvaus, jossa on tiettyjä tehtäviä. Luettele kaikki, mistä henkilökohtainen avustaja on vastuussa, ja kirjoita muistiin tehtävien suorittamiseen tarvittavat ohjelmistot ja ohjelmat. Järjestä tehtävät tärkeysjärjestyksen mukaan. Jos avustaja käyttää 60% päivästä verkkosisällön päivittämiseen, sinun on valittava avustaja, jolla on korkea Internet -tuntemus. Kaikki työntekijät voidaan kouluttaa, mutta on parasta, jos henkilökohtaisen avustajan vahvuudet ovat suoraan suurimman osan tehtävistä. Satunnaiset tehtävät voidaan oppia työssä ilman, että paljon aikaa varastetaan koulutukseen.
Seuraavassa luettelossa on mainittava yrityksen työetiikka. Mikä on tärkeintä? Olla ajoissa? Tuetko luovia ideoita tiimille? Työt valmiiksi ajoissa? Valitse henkilökohtainen avustaja, jolla on jo esillä yrityksen arvostamat ominaisuudet ja asenteet. Valmista etukäteen koettavat kysymykset tutkiaksesi ehdokkaan työmenetelmiä ja mieltymyksiä.
Monilla työnantajilla on houkutus valita henkilökohtainen avustaja, jolla on samanlainen tausta ja taito, koska he tuntevat olonsa perehtyneiksi. Tämä on virhe. Henkilökohtaisen avustajan ajatuksena on, että ympärillä on joku, joka ottaa löysyyden ja auttaa tiimiä. Sen sijaan, että palkkaisit jonkun, jolla on sama taito, kysy muilta osaamisalueilta. Luettele tämänhetkiset heikkoudet haastattelukysymysten alareunassa ja kysy myös kyseisten alueiden taustoista.
Jos haluat valita henkilökohtaisen avustajan, joka pystyy hoitamaan vaaditut tekniset tehtävät, sinun tulee hyödyntää ilmaisia online -arviointeja. Yhden henkilön “asiantuntijataso” ohjelmistossa voi olla toisen käsitys “aloittelijasta”. Älä unohda viestintäalueita. Aikooko henkilökohtainen avustaja kommunikoida asiakkaiden kanssa sähköpostitse tai muulla kirjallisella kirjeenvaihdolla? Ota kirjoitusnäyte. Ohjelmistoja, toimistokoneita ja tavallisia toimistomenettelyjä voidaan kouluttaa, mutta kirjoitustaitojen parantaminen voi olla vaikeaa niille, jotka eivät luonnollisesti ole tyytyväisiä kirjalliseen viestintään. Kirjoitusvirheet, kirjoitusvirheet ja huono kielioppi ovat suuri käänne asiakkaalle.
Joten arvioi tarpeet ja käytä jonkin aikaa työnkuvauksen luomiseen. Määritä pakolliset kriteerit, supista ehdokkaita ja pyydä testausta. Luota vaistoihisi. Jos ehdokasluetteloa on kavennettu oikein, suosituimmilla on todennäköisesti kaikki tärkeimmät ominaisuudet. Tässä vaiheessa valinta on tehtävä valitsemalla ehdokas, jonka kanssa sinulla on parhaat välit.