Kun yrität päättää oikeasta arkistokaapin koosta, voi olla hyödyllistä tietää, kuinka monta tiedostoa haluat sijoittaa tähän kaappiin. Voit myös harkita, käytätkö todennäköisemmin Letter- tai Legal -kokoisia papereita tai tiedostoja, koska tämä voi vaikuttaa laatikoiden kokoon. Arkistokaapin oikeat mitat voivat riippua toimistosi tilasta ja laatikoiden avaamiseen tarvittavasta tilasta.
Tiedostokaapin oikean koon valitsemiseksi voi olla hyödyllistä tietää, kuinka monta tiedostoa saatat joutua säilyttämään kaapin sisällä. Tämä voi usein riippua siitä, käytätkö arkistokaappia liike- tai henkilökohtaiseen käyttöön. Jos aiot käyttää tätä huonekalua kotona, yhden tai kahden laatikon arkistokaappi voi olla riittävän suuri, mutta saatat haluta neljän laatikon arkistokaapin yksityiseen toimistoon.
Suurin osa asiakirjoista on painettu vakiokokoiselle paperille, lakiasiat ja kiinteistöasiakirjat tulostetaan joskus pidemmille arkeille. Tämä tarkoittaa, että nämä asiakirjat ovat yleensä liian suuria, jotta ne mahtuisivat yksiköihin, joilla on keskimääräiset arkistokaapin mitat. Vastaavasti tavalliset arkistot voivat olla liian pieniä, jos arkistokoko on tarkoitettu lailliseen paperityöhön. Voi olla hyvä idea tietää, minkä kokoista paperia tavallisesti arkistoit, ja jos arkistoit usein sekä tavallisia että legal-kokoisia asiakirjoja, saatat joutua ostamaan kullekin tyypille erillisen arkistokaapin.
Ennen kuin lähdet ostoksille, on hyvä mitata alue, johon aiot sijoittaa arkistokaapin. Tämä voi kertoa sinulle, minkä kokoinen arkistokotelo mahtuu käytettävissä olevaan tilaan. Pystysuora arkistokaappi vie tavallisesti vähemmän lattiatilaa kuin vaakasuora. Siihen mahtuu joskus myös enemmän kansioita kuin useita vierekkäin sijoitettuja neljää vetolaatikkokaappia. Tämä saattaa tehdä siitä paremman valinnan, jos ylläpidät satoja tietueita, mikä voi tapahtua, jos hallinnoit lääketieteellisen toimiston tai koulun tiedostoja.
Muista avata ja sulkea tiedostolaatikot kokonaan, jotta tiedät kuinka paljon tilaa niiden laajentaminen vie. Jos sijoitat arkistokaapit pieneen huoneeseen tai käytävään, sinulla ei ehkä ole paljon tilaa laatikoiden avaamiseen. Tässä tapauksessa saatat haluta ostaa arkistokaapin, joka ei ole niin syvä. Toinen vaihtoehto voisi olla ostaa ovi, joka nousee ylös, koska ne voidaan sijoittaa alueille, jotka voivat muuten olla liian pieniä pitkille laatikoille avautumiseen.