Ehdotusohjelmistoa valittaessa on otettava huomioon muutamia tekijöitä: tarpeesi ja vaatimukset, millaisia tietoja ja sisältöä haluat sisällyttää raportteihisi, onko olemassa mukautettuja malleja ja jos ohjelmisto sallii sinun tehdä mukautetun brändäyksen. Muita etsittäviä ominaisuuksia ovat johdonmukainen sisältö, tietojen tallennus ja mahdollisuus joko tulostaa ehdotuksia tai luoda datatiedostoja. Paras ehdotusohjelmisto sopii tarpeisiisi ja tarjoaa joitakin, ellei kaikkia, näitä ominaisuuksia.
Harkitse ehdotusten laatimisessa käytettävää muotoa. Jos sinulla on asiakkaita, joilla on ainutlaatuiset spesifikaatiot tai jos sinun on toimitettava ehdotuksia tietyissä muodoissa, vaihteleva muotoinen ohjelmistopaketti on hyvä vaihtoehto. Paras ohjelmistopaketti sallii sinun muokata malleja, lisätä, muokata tai poistaa tekstiä tarvittaessa.
Parhaiden ehdotusohjelmistopakettien avulla voit käyttää myös lukuja. Tämä on erityisen tärkeää, kun ehdotuksessa tarvitaan yksityiskohtaisia hintatietoja, laskelmia tai kokoonpanoja. Hyvän ehdotusohjelmistopaketin pitäisi mahdollistaa tietojen, kuten hinnoittelutaulukoiden, syöttäminen tai niiden tuonti.
Brändäys voi olla tärkeää ehdotuksia luotaessa, ja hyvä ehdotusohjelmistopaketti sisältää tämän vaihtoehdon. Jos yrityksesi eri henkilöt tekevät ehdotuksia, voit myös varmistaa, että kaikki ehdotukset ovat tyyliltään johdonmukaisia. Johdonmukaisuus auttaa luomaan yrityskuvaa, ja ehdotusten räätälöiminen voi lisätä ammattimaisuuden vaikutelmaa.
Jotkut ehdotusohjelmistopaketit toimivat ohjelmistona palveluna. Tällaiset ohjelmistot tarjoavat käyttäjille pääsyn Internetin kautta. Tämäntyyppinen ehdotusohjelmisto estää tietojen tallentamisen paikalliselle tietokoneelle ja auttaa säilyttämään tietojen yhdenmukaisuuden kaikille käyttäjille. Tietojen johdonmukaisuus on erittäin tärkeää yhteistyössä, ja välitön pääsy tietopäivityksiin varmistaa, että ajantasaiset tiedot ovat saatavilla jokaiselle käyttäjälle.
Hyvän ehdotusohjelman avulla voit seurata asiakirjoihin tehtyjä muutoksia. Tämä ominaisuus voi säästää paljon aikaa, kun myyjä lähtee yrityksestä tai hänet korvataan uudella. Jos ehdotuksia tallennetaan järjestelmään, muut voivat tarkastella eri versioita ja ottaa tilin haltuunsa.