Hallintoavustajan rooli on kehittynyt dramaattisesti, kun tekniikka on muuttanut tavanomaisia toimistomenettelyjä. Hallinnolliset avustajat toimivat nyt toimistopäälliköinä, työpöytäjulkaisijoina, viestintäasiantuntijoina ja ohjelmistojen pääkäyttäjinä. Usein myös hallinnollisen avustajan velvollisuus on kouluttaa henkilöstö uusiin toimistolaitteisiin ja liiketoimintaohjelmistoihin. Tämä tarkoittaa, että tehokkaimmat hallinnolliset avustajaohjelmat tarjoavat uusimpien toimistotekniikoiden luokkia ja tarjoavat opiskelijoille taitoja ja ohjelmistotietoa, jotka ovat ajan tasalla, jos eivät edellä liiketoimintakäytäntöjä.
Hallinnollisen avustajan ohjelman suorittaminen ei ole välttämätöntä työn saamiseksi, mutta hallintoavustajan tosiasiallinen toiminta edellyttää useita taitoja. Jos henkilöllä ei ole aikaisempaa toimistokokemusta, paras reitti on kahden vuoden apulaisopettajan tutkinto -ohjelman suorittaminen yhteisön korkeakoulussa, teknillisessä korkeakoulussa tai yrityskoulussa. Halvimmat ohjelmat tulevat todennäköisesti olemaan julkisissa yhteisön oppilaitoksissa, mutta hinta ei ole aina tärkein tekijä. Ensimmäinen askel valinnassa on tehdä luettelo kaikista paikallisista kouluista, jotka tarjoavat hallinnollisen avustajan ohjelmaa. Vertaa seuraavaksi kaikkia tarjottuja luokkia. Kurssien tulee sisältää suosituimpien talousohjelmistojen uusimmat versiot. Yhdysvalloissa nämä ovat tyypillisesti Microsoft Office -ohjelmia, kuten Word, PowerPoint, Access, Excel ja Outlook.
Online -työpaikkailmoitusten tarkistaminen hakijan sijainnin perusteella on erinomainen tapa luoda luettelo tavallisimmista ohjelmistoista ja halutuista taidoista. Muita perusasioita ovat Adobe Acrobat lomakkeiden luomiseen sekä HTML ja CSS verkkosivustojen kanssa työskentelyyn. Paljon riippuu toimialasta, jolla haluaa työskennellä. Esimerkiksi hallinnollisen avustajan asema markkinointiyrityksessä edellyttää todennäköisesti enemmän luovia työpöytäjulkaisutehtäviä ja asema kirjanpitotoimistossa edellyttää enemmän talousohjelmistotietoa. On tärkeää valita painopiste ennen hallinnollisen avustajaohjelman valitsemista, jotta kurssit ovat saatavilla sopivilla alueilla.
Koulujen, jotka tarjoavat harjoittelupaikkoja hallinnollisen avustajan ohjelman kanssa, pitäisi olla listan kärjessä. Tämä on paras tapa saada kontakteja, verkostoitua tulevia työpaikkoja varten ja hankkia tarvittavaa kokemusta ennen työnhakua. Jos harjoittelupaikkoja ei ole saatavilla, suurempien pääkaupunkiseudujen koulut tarjoavat enemmän mahdollisuuksia oman harjoittelumahdollisuuden luomiseen niille, joilla ei ole kokemusta. Kun kurssitarjonta on sovitettu haluttuihin taitoihin ja kustannuksia on verrattu, soita luettelon kärjessä oleville kouluille ja kysy työpaikka -avusta ja ohjaajataustaista. Opettajat, joilla on Microsoft Certified Trainer (MCT) tai Microsoft Office Specialist (MOS) -tiedot, ovat taatusti ajan tasalla uusimmasta ja parhaasta liiketoimintaohjelmistotekniikasta.