Julkaisutyönkulku kuvaa polkua, jonka asiakirja kulkee kirjoitusvaiheesta julkaisuun. Yrityksesi paras julkaisutyönkulku riippuu henkilöstön koosta ja kokoonpanosta. Tulostusprosessin ja julkaisuohjelmiston rajoitukset rajoittavat järjestelmääsi. On myös tärkeää valita julkaisutyönkulku, joka voi edetä eri viestintämuotojen kautta. Yrityksen työnkulun valinnan tulisi tasapainottaa talousarviota, tehokkuutta ja tarkkuutta.
Työpaikkasi koko määrää ihanteellisen julkaisuprosessin. Koko henkilökuntasi saattaa olla mukana muokkaamassa kirjallista materiaalia pienessä toimistossa. Tämä työnkulku edellyttäisi “pyöreää” muokkausta ja sen jälkeen toimitusta tulostimeen. Suuremmissa toimistoissa on usein enemmän hierarkiaa luovassa työnkulussa. Julkaisutyönkulku suuressa toimistossa voi sisältää luonnoksen toimittamisen kopiointieditorille, osioeditorille ja kustantajalle ennen tulostamista.
Yrityksesi parhaan työnkulun pitäisi ennakoida henkilöstön muutokset. Työnkulku tulee selittää helposti julkaisuille osallistuville uusille työntekijöille. Väliaikaisten toimittajien, kirjailijoiden ja graafikoiden pitäisi pystyä sopeutumaan helposti prosessiin. Hyvä nyrkkisääntö parhaan julkaisutyönkulun valinnassa on suunnitella prosessi, joka voidaan selittää julkaisusi keskivertolukijalle.
Sinun on otettava huomioon julkaisutiimisi käyttämä ohjelmisto, kun laadit työnkulkukaaviota. Työnkulkujärjestelmä voi hidastua merkittävästi, jos kirjoittajat, toimittajat ja tulostustiimi käyttävät saman ohjelmiston eri versioita. Tämä ongelma pahenee, kun kirjoittaja käyttää julkaisuohjelmistoa, joka ei ole yhteensopiva toimisto -ohjelmistosi kanssa. Julkaisutyönkulun pitäisi ennakoida nämä ongelmat edellyttämällä yhteensopivuutta kaikilta prosessin käyttäjiltä.
Ihanteellista työnkulumalliasi voidaan käyttää nykyisen lähestymistapasi kanssa tulostamiseen. Jos käytät offset -tulostusta, sinun on todennäköisesti luotava lisää tarkistus- ja muokkausistuntoja työnkulkukaavioon. Julkaisutyönkulku saattaa olla pienempi tulostuspalvelujen kanssa, mutta kunkin yksikön kustannukset ovat korkeammat kuin offsetpainatuksen. Julkaisujen koon ja tiheyden tulisi myös vaikuttaa työnkulkuanalyysiin. Voit tehdä korjauksia päivälehdillä ja muistioilla helpommin kuin vuosikertomuksilla.
Työnkulkujärjestelmäsi on myös rakennettava kestämään häiriöt viestinnässä ja asiakirjojen jakelussa. Kaaviosi tulisi ohjata toimittajia säilyttämään julkaisujen digitaaliset ja painetut kopiot sähkökatkoksen sattuessa. Julkaisun työnkulun on myös ennakoitava verkkokatkoksia, jotka irrottavat kirjoitustiimit tulostimistaan. Kirjoitus- ja muokkausryhmien tulee käyttää kannettavia asemia, kannettavia tietokoneita ja usein tulosteita julkaisujen toimittamiseksi ajoissa.