Paras kaappirakenne riippuu useista tekijöistä, kuten organisaatiorakenteesta, työntekijöiden määrästä ja tietyn toimiston tilan määrästä. Kotelot ovat alueita tai työtilaa, joissa työntekijät istuvat. Jokainen työntekijä on yleensä määrätty tiettyyn koteloon ja pysyy siellä, kun hän tekee päivittäistä työtä. Parhaan koteloasettelun valintaan kuuluu siten valita, missä jokainen työntekijä olisi tuottavin toimistoympäristössä.
Ensimmäinen tärkeä tekijä yrityksen sopivan koteloasettelun valinnassa on määrittää, kuinka paljon yrityksellä on tilaa kennoille. Ota huomioon kennojen lukumäärä, joka mahtuu tiettyyn kokotilaan. Ota myös huomioon kulkutiet ja muut tilat, kuten tauko- tai lounashuoneet.
Kun olet määrittänyt, kuinka monta kennoa tarvitset ja kuinka paljon tilaa sinulla on, voit määrittää sopivan koon jokaiselle kennolle. Kennot voivat olla kooltaan yhdenmukaisia tai tilata suurempia koteja työntekijöille, joilla on enemmän palvelussuhteita tai joilla on enemmän tilaa työskennellä. On myös tärkeää varmistaa, että ohjaamon koko on mukava henkilökunnalle. Jos kennot ovat liian pieniä, työntekijät voivat saada klaustrofobian.
Sen jälkeen, kun kennojen koko ja määrä on määritetty, on tärkeää määrittää, miten työntekijät on järjestettävä. Voi olla järkevää, että kaikki toimiston työntekijät istuvat lähellä toisiaan. Esimerkiksi myyntihenkilöstön tulisi istua yhdessä, kun taas kirjanpitohenkilöstön tulisi istua yhdessä. Ota myös huomioon, mitkä työntekijät tarvitsevat hiljaisuutta työssään ja mitkä työntekijät ovat todennäköisesti äänekkäämpiä, puhuvat puhelimessa asiakkaiden kanssa tai tekevät muita tehtäviä, jotka edellyttävät enemmän melua. Ei olisi järkevää sijoittaa kaappia esimerkiksi sijoittamaan hiljaisuutta tarvitsevia tietokoneohjelmoijia myyntihenkilöstön viereen, jotka todennäköisesti soittavat lähteviä puheluita koko päivän.
Kun olet päättänyt, miten työntekijät ryhmitellään, suunnittele näytekappaleasettelu paperille tai tietokoneohjelman avulla. Ota huomioon mitoitus, kävelymallit ja muut tekijät. Tarkista näyteasettelusi mahdollisten ongelmien selvittämiseksi, ennen kuin järjestät todelliset kaapit toimistoosi valitsemallesi asettelulle.