Monet yritykset käyttävät koulutuksen arviointiohjelmistoa, kun uusi työntekijä liittyy riveihin ja aloittaa koulutuksen tai kun työntekijä saa lisäkoulutusta työpaikan vaihdon tai ylennyksen vuoksi. Varmistaakseen, että työntekijä oppii koulutusmoduuleista, kysymysten laatija auttaa järjestelmänvalvojia tekemään mukautettuja lomakkeita, joissa on asiaankuuluvia kysymyksiä. Kun työntekijä on vastannut kysymyksiin, palaute on saatava, ja koulutusarviointiohjelmisto, jolla on useita tapoja tehdä tämä, on yleensä parempi. Yritysten on tyypillisesti analysoitava tuloksia paitsi tarkkuuden lisäksi myös vertailtava koulutuksen tehokkuutta harjoittelijoiden joukossa. Koulutuksen arviointiohjelman käyttöönoton pitäisi olla yksinkertaista, eikä järjestelmänvalvojia tarvitse kirjoittaa monimutkaista koodia.
Kysymysten esittäminen koulutusmoduulin jälkeen on yleinen tapa testata työntekijöiden koulutuksen säilymistä. Asianmukaisen kysymyslomakkeen luomisen pitäisi olla yksinkertaista, ja järjestelmänvalvojien pitäisi pystyä kirjoittamaan mukautettuja kysymyksiä ilman koodausta ja ilman monia vaiheita. Useimmat kysymykset ovat avoimia, niissä on yksi tai useampi vastaus tai ne ovat totta tai vääriä. Jotta näiden kysymysten luominen olisi helppoa järjestelmänvalvojille, parhaalla ohjelmistolla on todennäköisesti yksinkertaiset komennot, joiden avulla järjestelmänvalvojat voivat määrittää erilaisia kysymystyyppejä. Jos tämä on mahdotonta, koulutusta arvioiva ohjelmisto, joka vaatii vähän koodausta, voi olla paras, koska monimutkainen koodaus voidaan helposti sotkea ja vaikea ylläpitää.
Kun kysymyslomake on luotu ja täytetty, se on kerättävä. Ohjelmiston valitseminen kätevimmällä keräysmenetelmällä tai monilla eri menetelmillä on yleensä parasta. Yleisiä keräysmenetelmiä ovat sähköposti, vastausten upottaminen linkkiin ja lomakkeen lähettäminen palvelimen kautta. Turvallisuuden varmistamiseksi kysymyslomake on salattava lähetyksen aikana.
Koulutuksen analysointi on toinen tärkeä osa koulutuksen arviointiohjelmiston käyttöä. Tämä ylittää vastausten oikeellisuuden tarkistamisen. Jos esimerkiksi kouluttaja voi järjestää lomakkeita, järjestelmänvalvojat voivat vertailla pisteitä nähdäkseen, toimiiko yksi kouluttaja paremmin vai huonommin kuin muut. Raportointiominaisuudet, kuten työntekijöiden väestötietojen raportointi ja yhteiset testitulokset, ovat myös yleisiä. Käyttäjien tulisi tarkistaa analyyttiset ominaisuudet nähdäkseen, auttaisivatko he yritystä.
Koulutuksen arviointiohjelmisto on otettava käyttöön, jotta käyttäjät voivat täyttää vastaukset. Joillakin ohjelmilla on monimutkaisia käyttöönottomenettelyjä, jotka sisältävät suuren määrän koodausta, ja niiden on läpäistävä palvelimet ja muut rakenteet ennen käyttäjien tavoittamista. Yksinkertainen käyttöönotto on yleensä parempi, koska järjestelmänvalvojat saavat arviointiohjelmiston toimimaan nopeammin, mikä voi minimoida käyttöönottovirheet.