Liiketoimintaprosessien mallinnusohjelmistot ovat kalliita ostaa, ja niiden käyttöönotto vaatii koulutusta, aikaa ja vaivaa. Ohjelmiston on palveltava organisaatiota useita vuosia. Ohjelmiston käyttö vaikuttaa organisaation liiketoimintaprosessiin. On tärkeää, että organisaatiot arvioivat huolellisesti tekniset, toiminnalliset ja tukitarpeensa ja vertaavat useiden liiketoimintaprosessien mallinnusohjelmistotoimittajien tarjouksia valitakseen parhaan vastineen.
Organisaatio voi haluta perustaa ensin pienyritysprosessin ohjelmistojen arviointiryhmän määrittämään organisaation tarpeet ja kehittämään ehdotuspyyntöä (RFP). Tiimi voi koostua johdosta ja työntekijöistä, joilla on laaja -alaista asiantuntemusta alueilla, joihin ohjelmisto vaikuttaa. Tämän tiimin tuottama RFP voidaan lähettää muutamille valituille toimittajille, jotka näyttävät kykenevän täyttämään organisaation vaatimukset.
Arviointiryhmä ottaa huomioon ohjelmiston ominaisuudet ja toiminnot ja vertaa niitä organisaation tarpeisiin. Tuotettujen mallien tyypit ja muodot ovat tärkeitä. Kyky luoda koodia ohjelmistosovellusten kehittämismalleista voi olla kriittinen joissakin tilanteissa. Jos prosessimalleja käytetään ohjelmistokehityksessä, uuden järjestelmän luomien mallien on oltava yhteensopivia. Muita arvioitavia ominaisuuksia ovat raportointi, asiakirjojen hallinta, lomakkeiden muodostimet, liiketoimintasääntöjen moottorit ja käyttäjien hallinta.
Liiketoimintaprosessipalvelin on erityinen ohjelmisto, joka voi tarjota mahdollisuuden käyttää prosessimalleja työnkulkujen suunnittelussa. Teknologia ja ihmiset ovat vuorovaikutuksessa työnkulkujen kanssa hallitakseen toimintaansa. Jos tätä toimintoa tarvitaan, se voi vaikuttaa ohjelmiston arviointiin.
Joissakin tapauksissa mallinnusohjelmiston on täytettävä tietyt alan standardit, kuten Business Process Modeling Notation. Epäviralliset standardit voivat kannustaa tiettyjä liiketoiminnan prosessoinnin mallinnusohjelmistotuotteita hyväksymään tietyillä aloilla. Arviointiryhmä saattaa haluta harkita ohjelmistoja, jotka on onnistuneesti otettu käyttöön alallaan.
Ohjelmistotuki sekä toteutuksen aikana että asennuksen jälkeen voi olla tärkeä näkökohta. Liiketoimintaprosessien mallinnusohjelmisto voi olla monimutkainen toteuttaa ja ylläpitää. Arviointiryhmä haluaa selvittää, onko ohjelmistotoimittajan tuki riittävä organisaation tarpeisiin.
Jotkut organisaatiot voivat käyttää tiettyä ohjelmistoa sellaisenaan, kun taas toiset voivat joutua mukauttamaan sitä. Arviointiryhmän tulisi pohtia, tarvitaanko mukautusta organisaation vaatimusten täyttämiseksi. Räätälöinti lisää kustannuksia etukäteen, ja se voi lisätä kustannuksia päivityksen yhteydessä. Yleensä ohjelmistojen mukauttamisen välttäminen on halvempaa.
Ohjelmiston hinta on tärkeä näkökohta. Tätä ei pitäisi arvioida pelkästään alkuperäisten kustannusten kannalta, vaan siinä on otettava huomioon myös käyttöiän kustannukset. Jotkut elinkaaren kustannuksiin vaikuttavat tekijät voivat sisältää istuimien lisenssit, ylläpidon, mukautukset ja vuosittaiset lisenssien uusimiset.
Parhaan liiketoimintaprosessien mallinnusohjelmiston valitseminen voi auttaa organisaatiota parantamaan sijoitetun pääoman tuottoa (ROI). Liiketoimintaprosessien mallinnusohjelmiston avulla organisaatio voi kaapata ja kartoittaa nykyisen liiketoimintaprosessin. Kun aloitetaan liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelu, se voi johtaa liiketoimintaprosessien optimointiin. Liiketoimintaprosessien mallinnusohjelmisto on keskeinen osa liiketoimintaprosessien hallintaa, joka sisältää myös liiketoimintaprosessien kartoituksen ja liiketoimintaprosessien seurannan.