Johtajat, osastojen johtajat, riippumattomat urakoitsijat tai tuntipalkkaiset voivat kaikki löytää itselleen parhaan matkakustannusmuodon, jolla he voivat raportoida oikein liikkuessaan liiketoiminnan kustannuksista. Matkakustannuslomakkeet tarjoavat tehokkaita muotoja monenlaisille kuluille ja monille erilaisille liiketoimintatavoille. Parhaan matkakustannusmuodon valitseminen tarkoittaa lomakkeen osien räätälöimistä erityistarpeisiisi tarkkaa raportointia varten.
Niiden, jotka haluavat parhaan matkakustannusmuodon liiketoiminnalleen, tulisi miettiä käyttötarkoituksiaan ja tavoitteitaan matkakulujen kirjanpidossa: onko kululomakkeen ensisijainen tarkoitus sisäinen raportointi, korvaus yrityksen sisällä tai matkakulujen raportointi sisäiselle Tulopalvelu? Nämä kaksi matkakulujen lomakemallien käyttötapaa ovat hyvin erilaisia, ja tiettyjen tavoitteiden selvittäminen antaa kiireisille työmatkalaisille ja muille löytää parhaat lomakkeet, jotka auttavat heitä raportoimaan tarpeellisesta. On myös helpompaa käyttää lomakkeita, jotka ovat selkeitä ja helppokäyttöisiä ja joissa on erityiset sarakkeet kullekin eri kustannustyypille.
Yksi tärkeimmistä näkökohdista parhaan matkakustannusmuodon valinnassa on mittarilukema. Monet yritykset ja liittohallituksen veropalvelu vaativat matkamittarimerkintöjä ja muita keskeisiä tietoja, jotta ajoneuvossa ajettuja kilometrejä voidaan tallentaa tarkasti. Parhaat matkakululomakkeet sisältävät nämä tiedot sekä muut erityiskustannukset, kuten tietullit jne.
Toinen avaintekijä parhaan matkakustannusmuodon valinnassa on sovittaa tämä lomake työntekijän yleisesti käyttämiin eri kuljetusmuotoihin. Monet kululomakkeet on tarkoitettu vain ajoneuvojen henkilökohtaisen käytön seuraamiseen, mutta toiset sisältävät erillisen raportoinnin junista, linja -autoista ja lentokoneista sekä muista kuljetusmuodoista. Lomakkeilla olisi myös oltava erilliset matkakuluihin liittyvät luokat, kuten ruoka, koska niitä sovelletaan tiettyyn korvaussopimukseen.
Kaikkien matkakuluraportin tiettyjen kohteiden ohella on myös tärkeää valita matkakululomakkeet niiden muodon mukaan. Koska nykypäivän liike -elämässä tapahtuu niin paljon Internetin kautta, voi olla järkevää valita lomakkeet digitaalisessa muodossa, jotka voidaan helposti lähettää keskushallintoon. Johtajan tai muun matkakululomakkeista vastaavan henkilön tulisi miettiä, kuinka helppoa heidän on “kirjautua sisään” tai sisällyttää ne “palvelukeskeiseen arkkitehtuuriin” tai “SOA: han”. Ottaen huomioon kaikki edellä mainitut asiat auttavat johtajia tekemään parhaita valintoja toimiville matkakustannusmuodoille.